La Contraloría General de la República (CGR) identificó 14 procesos de compras por 16 millones 751,357 pesos cuyos expedientes no contenían informes de evaluación que sustentaran la selección de proveedores del Consejo Nacional de Población y Familia (CONAPOFA). Según la auditoría, faltaban los informes periciales que debían respaldar las recomendaciones de adjudicación.
El informe también señaló expedientes incompletos, certificaciones presupuestarias emitidas después de las convocatorias, órdenes de compra o contratos, y adquisiciones no incluidas en los planes anuales. En una observación distinta, los auditores concluyeron, tras una inspección física, que la entidad había pagado por trabajos de mantenimiento que no recibió.
La auditoría, fechada el 12 de mayo de 2025, abarcó el período comprendido entre el 16 de agosto de 2020 y el 31 de diciembre de 2023. Las observaciones sobre compras se refieren a la planificación, la convocatoria de oferentes, la evaluación de propuestas, la adjudicación y la verificación de los servicios pagados.
El período examinado abarca principalmente la gestión de Obed Alexander Fabián Leonardo, designado director ejecutivo mediante el decreto 507-20, del 28 de septiembre de 2020, fecha posterior al inicio del intervalo auditado. Fabián Leonardo seguía al frente de la entidad cuando se dispuso su supresión mediante el decreto 640-24, del 11 de noviembre de 2024.
Además de los 14 procesos sin informes de evaluación, la auditoría identificó 13 sin constancia de garantías de fiel cumplimiento, de seriedad de la oferta o de ambas. Algunas contrataciones figuran en los dos grupos, por lo que sus cantidades y montos no deben sumarse como operaciones distintas.
Según el informe, la entidad suscribió 850 contratos de compras y contrataciones por 55 millones 612,299 pesos durante el período examinado. Los auditores revisaron una muestra de 21 procesos que comprendían 22 contratos. Los resultados de esa muestra no describen necesariamente la totalidad de las adquisiciones.
Expedientes incompletos
La revisión identificó 11 expedientes sin evidencia de pliegos de condiciones, por 4 millones 717,887 pesos, y otros ocho con pliegos o términos de referencia que no cumplían el formato establecido, por 6 millones 485,703 pesos. Según la auditoría, los documentos de este segundo grupo carecían de información relevante y no habían sido elaborados por peritos designados.
Además, en tres procesos por 5 millones 461,183 pesos, los auditores no encontraron las actas de adjudicación. En otros diez, por 8 millones 230,572 pesos, las actas incumplían el formato estándar y presentaban deficiencias de información, orden cronológico o formalización.
La ausencia de documentos limita la verificación de las adjudicaciones. No demuestra, por sí sola, que las garantías nunca se constituyeron ni permite determinar los criterios utilizados para seleccionar a los proveedores.
Los 14 procesos sin informes periciales ascendían a 16 millones 751,357 pesos y los 13 sin constancia de garantías, a 15 millones 551,357 pesos. Son valores de las contrataciones observadas, no montos de garantías ni pérdidas determinadas.
Certificaciones tardías y propuestas faltantes
En 18 procesos por 10 millones 987,590 pesos, la Contraloría encontró certificaciones de apropiación presupuestaria y de cuota de compromiso emitidas después de las convocatorias, órdenes de compra o contratos, según el caso. La observación se refiere a la emisión tardía de esos documentos, no a una falta de financiamiento comprobada.
En dos de esos procesos, además, las certificaciones presupuestarias se emitieron por el valor contratado y librado, no por el monto del proceso, según el informe. La Contraloría recomendó respetar la secuencia de los trámites y comprobar la disponibilidad presupuestaria en cada etapa.
El informe señaló cuatro expedientes sin constancia de oferta económica, por 5 millones 221,893 pesos. En el apartado de ofertas técnicas figura la expresión contradictoria «dieciocho (10)», mientras que el desglose recogido en este texto enumera diez procesos por 7 millones 963,157 pesos. La cantidad de procesos requiere confirmación en la fuente original.
Los auditores identificaron dos expedientes sin certificación de cumplimiento fiscal de la Dirección General de Impuestos Internos y ocho sin certificación de la Tesorería de la Seguridad Social. La falta de esas constancias no demuestra que los proveedores tuvieran deudas tributarias o de seguridad social.
Según la auditoría, dos procesos de 2023 por 380,977 pesos no estaban publicados en el portal de transparencia institucional al momento de la revisión. Correspondían al mantenimiento de un vehículo y a servicios de montaje, alquileres y alimentación para una jornada de concientización y un operativo médico.
Convocatorias y controles internos
La auditoría también observó fallas en la distribución de responsabilidades. Según el informe, el Departamento Administrativo aprobaba los procesos y seleccionaba a los adjudicatarios, mientras que no se habían designado peritos para evaluar las ofertas. La Contraloría recomendó separar las responsabilidades y designar peritos para las evaluaciones requeridas.
En tres procesos, los auditores no encontraron constancia de la cantidad requerida de participantes: la compra de un vehículo en 2020, las actividades de la regional este en 2021 y la remodelación de la oficina regional norte en 2022. El hallazgo se refiere a la documentación de la participación, no a una restricción de la competencia comprobada.
Según la auditoría, los contratos no seguían una numeración cronológica. El informe advirtió que esta deficiencia generaba un riesgo de duplicidad, pero no identificó contratos duplicados.
A estas fallas se sumaba la falta de manuales de políticas y procedimientos adecuados para las distintas modalidades de compras. La Contraloría recomendó ajustarlos a las Normas Básicas de Control Interno y usar listas o matrices de verificación para comprobar que cada expediente incluyera las garantías y los documentos aplicables.
Un pago por trabajos no recibidos, según la auditoría
Además de las omisiones documentales, la auditoría señaló un pago de 667,828 pesos con 67 centavos por el mantenimiento de la cocina de la oficina principal. Los trabajos incluían plomería, pintura, reparaciones del techo y una salida eléctrica. El desembolso se realizó a favor de Soluciones Oportunas Suricato, SRL, mediante un libramiento del 16 de diciembre de 2021.
Tras una inspección física, los auditores concluyeron que los servicios contratados no fueron recibidos. El informe también señaló que la empresa no presentó la mejor oferta económica y que en el expediente no constaban los resultados ni los criterios de evaluación que sustentaran su selección.
La normativa citada en el informe establece que la selección debe considerar el precio, la calidad, la idoneidad del oferente y las condiciones comunicadas a los participantes. Por ello, la observación sobre el precio no basta para determinar que la adjudicación fue incorrecta. El informe señaló que faltaba la documentación que justificara la selección.
El mismo desembolso figura en los capítulos de cuentas por pagar y de compras y contrataciones; no se trata de dos pagos distintos. La Contraloría recomendó inspeccionar los trabajos antes y después de su ejecución y verificar la entrega del servicio antes de pagar.
Compras fuera de la planificación
Las observaciones también abarcaron la planificación. La auditoría identificó dos procesos adjudicados que no figuraban en el Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC), por 5 millones 200,000 pesos: la adquisición de vehículos por 4 millones de pesos y la remodelación de la oficina regional norte por 1 millón 200,000 pesos.
El cuadro comparativo del informe muestra, además, montos ejecutados en compras superiores a los previstos en los planes anuales de 2020, 2021, 2022 y 2023. La mayor diferencia correspondió a 2021: se planificaron 13 millones 709,656 pesos y se ejecutaron 20 millones 616,559 pesos, una diferencia de 6 millones 906,903 pesos.
Las diferencias fueron de 304,923 pesos en 2020, 2,791,793 pesos en 2022 y 164,234 pesos en 2023. Sumadas a la de 2021, ascienden a 10 millones 167,853 pesos. Se trata de diferencias entre las compras planificadas y las ejecutadas, no de pérdidas ni de un exceso comprobado sobre el presupuesto institucional.
Según el informe, los planes de compras entregados a los auditores no tenían la aprobación de la máxima autoridad ejecutiva. Figuraban como modificados, diferían de los publicados en el portal institucional y no eran coherentes con el plan operativo anual ni con el plan estratégico.
Según la auditoría, los objetivos del plan estratégico no se correspondían con la misión institucional y faltaban metas, indicadores por ejes estratégicos y métodos de verificación. El informe observó, además, que la elaboración de los planes operativos no se ajustaba a los lineamientos generales.
Ante estas deficiencias de planificación, la Contraloría recomendó comprobar la coherencia entre las necesidades institucionales, el presupuesto y las adquisiciones, así como documentar la aprobación de los planes y dar seguimiento a su ejecución.
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