El Consejo Nacional de Población y Familia (Conapofa) presentó medidas adoptadas en 2024 para responder a la auditoría del período 2020-2023. Tras evaluar la réplica y sus anexos, la Contraloría General de la República aceptó parte de las evidencias, pero mantuvo pendientes de subsanación observaciones sobre control interno, administración de bienes y compras y contrataciones.
La Contraloría aceptó las evidencias sobre conciliaciones bancarias, informes de inventario, descargo de una motocicleta, bienes deteriorados, numeración de contratos, autorización del plan de compras, publicación de procesos y un caso de personal objetado por el Ministerio de Administración Pública (MAP).
La explicación sobre las conciliaciones bancarias
En el apartado sobre conciliaciones bancarias, el documento de respuesta reproduce la observación de que no se conciliaron la cuenta corriente ni la subcuenta de disponibilidad de Conapofa. La réplica presenta el hallazgo como subsanado y cita un oficio del 19 de julio de 2024.
Según esa explicación, el oficio informaba que las conciliaciones periódicas no se realizaban porque la institución participaba en un plan piloto y esperaba la implementación de una nueva herramienta. La réplica añade que se estaban estableciendo controles para mejorar el uso de los recursos y la transparencia.
Tras evaluar la explicación y los anexos, la Contraloría consideró suficientes las evidencias para dar por subsanado el hallazgo, sin modificar el informe.
Mejoras de control y procedimientos pendientes
La réplica institucional sostiene que durante 2024 se fortalecieron los mecanismos de verificación y evaluación de las operaciones de Conapofa. El documento menciona conciliaciones periódicas de activos, medidas para detectar errores y la alineación del Plan Operativo Anual, el Plan Anual de Compras y Contrataciones y el presupuesto de ese año.
Como respaldo, la réplica cita la actualización del comité de las Normas Básicas de Control Interno, así como políticas, informes trimestrales y documentos de planificación de 2024. La Contraloría reconoció un avance significativo, pero consideró insuficientes las evidencias para subsanar el hallazgo.
La evaluación consigna una calificación de 53.12 sobre 80 en el índice de control interno de octubre-diciembre de 2024 y señala indicadores pendientes relativos a las normas básicas y a las de segundo grado.
En cuanto a los manuales, la réplica afirma que en 2024 se aprobaron y validaron procedimientos de formulación presupuestaria, administración de bienes, cuentas por pagar, control de inventarios y potencial de fraude. El documento también reconoce que los procedimientos de tesorería y ciclo presupuestario seguían pendientes de aprobación.
En su evaluación, la Contraloría confirmó la aprobación de políticas de formulación presupuestaria, conciliación periódica de activos y potencial de fraude.
Sin embargo, a diferencia de lo expuesto en la réplica sobre inventarios y cuentas por pagar, señaló que no se habían elaborado los manuales de esas dos áreas ni el de compras y contrataciones. Por esa razón, dejó el hallazgo pendiente de subsanación.
Por otra parte, Conapofa mantuvo en su respuesta los hallazgos sobre debilidades del plan estratégico, falta de remisión de los formularios de corte semestral y cierre fiscal a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental y ausencia de evaluación y seguimiento presupuestario. La Contraloría interpretó esa respuesta como una aceptación de las observaciones y dejó los tres hallazgos pendientes de subsanación.
Inventarios y bienes deteriorados
Sobre los materiales y suministros, Conapofa afirmó que en 2024 realizó inventarios físicos, acompañados de informes y recomendaciones. Como evidencia, citó un informe de control de inventario. Tras examinar los alegatos y anexos, la Contraloría dio por subsanado el hallazgo sobre la falta de informes de las tomas físicas semestrales, sin modificar el informe de auditoría.
La réplica también da cuenta de un levantamiento de bienes dañados realizado en 2024 con la Dirección de Bienes Nacionales y Salud Pública. Según el documento, la actuación buscaba dar de baja una motocicleta Yamaha de 1995 y otros bienes deteriorados. Como respaldo se citan un acta de descargo sin traslado del 20 de diciembre de 2024 y una relación de bienes dañados.
Conapofa presentó esa actuación como respuesta a dos hallazgos: el relativo a la motocicleta sin evaluación técnica ni solicitud de descargo y el referido a los bienes deteriorados. La Contraloría evaluó ambos por separado y consideró suficientes los anexos para darlos por subsanados, sin modificar el informe.
En cambio, Conapofa mantuvo en su réplica las observaciones sobre bienes sin códigos, bienes registrados no identificados físicamente, bienes encontrados sin registro o asignación y bienes donados sin registro de salida. La Contraloría ratificó que los cuatro hallazgos seguían pendientes de subsanación.
En cuanto a los tres vehículos registrados en el Sistema de Administración de Bienes cuyo paradero no se había identificado, Conapofa alegó que la situación provenía de la gestión anterior. En respuesta al hallazgo 14, citó una certificación del 25 de enero de 2024 y una solicitud de descargo del 15 de julio de 2020, suscrita por el anterior director ejecutivo.
No obstante, la Contraloría consideró insuficientes esos documentos para eliminar o subsanar el hallazgo. A su juicio, aun si la situación correspondía a una gestión anterior, debieron adoptarse medidas para corregirla oportunamente.
Respecto de los vehículos inscritos en la Dirección General de Impuestos Internos cuyo paradero no se había identificado, Conapofa mantuvo el hallazgo y la Contraloría lo dejó pendiente de subsanación.
El organismo adoptó la misma decisión sobre la falta de fichas de mantenimiento y formularios de asignación de vehículos, las deficiencias en la toma física semestral de bienes y la falta de recepción del inventario de la autoridad anterior.
En el área de almacén, Conapofa también mantuvo los hallazgos sobre la falta de un registro auxiliar de materiales y suministros y la ausencia de controles. La Contraloría ratificó que ambos seguían pendientes de subsanación.
Correcciones y observaciones mantenidas en compras
La Contraloría mantuvo pendiente de subsanación el hallazgo relativo al pago por un servicio de remodelación no recibido. Conapofa indicó en su réplica que mantenía el hallazgo, respuesta que el organismo fiscalizador interpretó como una aceptación de la observación.
En un apartado separado, la Contraloría dejó pendiente el hallazgo sobre irregularidades en la contratación para remodelar la cocina, que Conapofa también mantuvo en su respuesta.
En cuanto a las correcciones aceptadas, la entidad afirmó que en 2024 comenzó a numerar cronológicamente sus contratos y a registrarlos en TRE-Contrato. Como respaldo, presentó dos contratos de 2024, identificados con las terminaciones 001-2024 y 002-2024. La Contraloría consideró suficientes esas evidencias y dio por subsanado el hallazgo, sin modificar el informe.
Para responder al hallazgo sobre la falta de autorización del Plan Anual de Compras, Conapofa presentó el plan de 2024 firmado por la máxima autoridad ejecutiva. La Contraloría consideró suficiente esa evidencia y clasificó el hallazgo como subsanado.
El hallazgo 27, reproducido en la réplica, señalaba dos procesos de compra que no fueron cargados en el portal de transparencia, por un monto contratado de 380 mil 977 pesos. La observación citaba las disposiciones ADC3-007-87 y ADC3-007-101 de las Normas Básicas de Control Interno de segundo grado.
En respuesta a esa observación, Conapofa sostuvo que las compras de 2024 se cargaron oportunamente en el Portal de Transparencia Institucional. Como respaldo, enumeró las relaciones mensuales de compras por debajo del umbral de enero a diciembre de ese año y las de compras menores de febrero y julio. La Contraloría consideró suficientes los anexos para subsanar el hallazgo.
En materia de planificación, Conapofa alegó que el plan de compras de 2024 estaba alineado con el plan operativo y con los fines institucionales establecidos mediante el decreto 2091, aunque reconoció que persistía la disparidad con el plan estratégico 2020-2024. Para responder al hallazgo 25, citó ambos planes de 2024, el índice de control interno de octubre-diciembre y los presupuestos aprobados y modificados de ese año.
Según la réplica, el plan estratégico debía cambiar en 2025, pero el proceso quedó sin efecto por la supresión de funciones de la entidad.
La Contraloría reconoció la alineación del plan de compras con el plan operativo de 2024, pero consideró insuficientes las evidencias porque persistía la falta de correspondencia con el plan estratégico vigente. Según el organismo, esa situación comprometía la integralidad de la planificación institucional, por lo que mantuvo el hallazgo pendiente de subsanación.
Conapofa mantuvo los hallazgos sobre diferencias entre lo planificado y las compras ejecutadas, irregularidades en los pliegos, procesos fuera del plan anual y contrataciones con proveedor único sin evidencia de convocatoria a participantes. La Contraloría dejó esos hallazgos pendientes de subsanación.
También quedaron pendientes las observaciones sobre actas de adjudicación, informes periciales, garantías, ofertas técnicas y económicas e inadecuada segregación de funciones. Conapofa mantuvo esos hallazgos en su réplica y la Contraloría ratificó su clasificación.
En materia de certificaciones tributarias y de seguridad social, el hallazgo 36 reproducido en la réplica identificaba dos expedientes de compras sin certificación de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) y ocho sin certificación de la Tesorería de la Seguridad Social (TSS). El señalamiento citaba los artículos 8, numeral 4, y 14, numeral 13, de la Ley 340-06.
Conapofa sostuvo que en 2024 mejoró la revisión de los documentos requeridos y que todos los procesos de ese año contaban con las certificaciones de la DGII y la TSS. La entidad indicó que seleccionó una muestra al azar como evidencia y presentó el punto como subsanado. La Contraloría, sin embargo, lo mantuvo pendiente de subsanación.
Por su parte, el hallazgo 33 reproducido en la réplica comprendía 18 procesos por 10 millones 987 mil 590 pesos, con observaciones por falta de certificaciones de apropiación presupuestaria y por certificaciones de cuota compromiso emitidas después de documentos relevantes del proceso. El señalamiento citaba las disposiciones ADC3-007-35, ADC3-007-54, ADC3-007-59, ADC3-007-65 y ADC3-007-74.
En respuesta, Conapofa sostuvo que seis procesos contaban oportunamente con certificación de apropiación y que cinco certificaciones de cuota a comprometer se emitieron antes de las órdenes de servicio o de compra. La entidad argumentó que el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas (SECP) no permite publicar un proceso sin certificación presupuestaria. Su defensa citó disposiciones sobre la generación de ese certificado y el procedimiento de compras por debajo del umbral.
La Contraloría consideró que esos alegatos no justificaban eliminar ni subsanar el hallazgo. Señaló incumplimientos de las disposiciones ADC-3-002.52, ADC-3-002.53 y ADC-3-002.54 y reiteró que las certificaciones deben preceder a los contratos y a las órdenes correspondientes.
Controles administrativos
En el ámbito administrativo, Conapofa mantuvo los hallazgos sobre planificación de recursos humanos sin evidencia de aprobación, documentación de expedientes, uso del carné y control de asistencia. La Contraloría dejó los cuatro puntos pendientes de subsanación.
Sobre el caso de personal objetado por el MAP, la institución informó que al 28 de junio de 2024 ya no tenía una persona activa en esa condición. Como respaldo, presentó una carta de renuncia fechada el día anterior. La Contraloría consideró suficientes los alegatos y el anexo para dar por subsanado el hallazgo, sin modificar el informe.
Las medidas expuestas en la réplica corresponden principalmente a 2024, después del período auditado de 2020-2023, según el informe.
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