Riesgos en las cooperativas (4): cuando la solidaridad puede convertirse en privilegio

La principal responsabilidad de la prevención de conflictos recae en los órganos de gestión y supervisión. Deberían tener al menos una política institucional que defina quiénes son las personas relacionadas, qué intereses deben declararse, el proceso de actualización de dichas declaraciones, quién evaluará los casos y qué operaciones están prohibidas o necesitan aprobación especial.

Esa política no debe tratarse como una mera formalidad burocrática. Dicha política debe ser bien conocida, adecuadamente comunicada, implementada y revisada regularmente. También debe tener las consecuencias apropiadas para el ocultamiento, la participación indebida y el incumplimiento de las medidas adoptadas.

Los órganos de gobierno necesitan recibir informes periódicos sobre operaciones relacionadas, como montos, condiciones, garantías, niveles de morosidad y concentración. No basta con saber que existe una operación; es esencial evaluar si se llevó a cabo en condiciones similares a las del mercado y si representa un riesgo aceptable para la cooperativa.

Las actas de las reuniones son importantes. Deben describir el conflicto declarado, la persona involucrada, su exclusión de la discusión, los criterios aplicados y la decisión final. Una mención de que "se conoció el caso" no proporciona trazabilidad ni evidencia de que el conflicto fue bien gestionado.

Por esto, cuando vemos este tema desde punto de vista de auditoría interna, es necesario dar la relevancia debida, ya que una función de esta es asegurar que las políticas y controles se estén implementando correctamente y que sean lo suficientemente sólido y actualizado considerando el dinamismo de los riesgos

La auditoría interna supervisa las declaraciones de conflictos de interés, historiales crediticios, contratos laborales, actas y transacciones con partes relacionadas para garantizar la adherencia a los límites acordados. Para llevar a cabo esta tarea, necesita ser independiente, tener competencia técnica y acceso al órgano de supervisión relevante. Una auditoría que dependa demasiado de las personas que examina no podrá ser objetiva.

En esta dimensión ambiental, es necesario reconocer la relevancia de la auditoría externa. Esta proporciona otro nivel de evaluación y es esencial para la credibilidad de los informes financieros. El reconocimiento con evidencias de la fortaleza y debilidad de los controles incluye sus vulnerabilidades, pero al final, ni las auditorías internas ni externas pueden garantizar que no haya fraude o favoritismo; ambas dependen de evidencias y muestras limitadas y podrían pasar por alto operaciones cuidadosamente ocultas.

En una cooperativa existe una característica especial: los propietarios son muchos asociados, pero la administración cotidiana queda en manos de un grupo reducido —consejo de administración, gerencia, comités y empleados—. Esto produce una separación entre propiedad, dirección y control. Las auditorías ayudan a reducir esa asimetría de información y a proteger:

1. los aportes y ahorros de los asociados;
2. la cartera de créditos;
3. la liquidez y solvencia institucional;
4. los activos de la cooperativa;
5. la calidad de la información financiera;
6. el cumplimiento de leyes, estatutos y políticas;
7. la igualdad de trato entre los asociados;
8. la credibilidad del consejo y la gerencia;
9. la continuidad y sostenibilidad de la entidad

De hecho, el Consejo Mundial de Cooperativas de Ahorro y Crédito sostiene que las auditorías externas ayudan a los miembros a identificar omisiones y posibles fraudes, y recomienda revisar periódicamente la relación con el auditor, considerando la rotación del auditor o del socio responsable.

La importancia es todavía mayor en cooperativas porque pueden aparecer riesgos particulares:

1. concentración de poder en dirigentes históricos;
2. préstamos a personas relacionadas;
3. favoritismo en créditos, compras y contrataciones;
4. debilidad en la segregación de funciones;
5. dependencia de pocas personas;
6. solidaridad mal entendida como tolerancia o privilegio;
7. limitada formación financiera de algunos miembros de los órganos de gobierno;
8. resistencia para cuestionar a compañeros, familiares o dirigentes;
9. baja participación de los asociados en la vigilancia

La responsabilidad del control de conflictos no debe recaer únicamente en los auditores; pertenece principalmente a aquellos que inician, autorizan, ejecutan, registran y supervisan las operaciones. Por esto, la gestión y los órganos de gobiernos deberán asegurarse de que todos los informes estén completos; que las observaciones se informen y que los comentarios se reflejen de inmediato; que cualquier informe se procese y responda eficientemente; que las recomendaciones se den de manera oportuna y que las recomendaciones apropiadas se ejecuten de inmediato.

Una recomendación auditada repetitiva sin ninguna acción no solo será indicativa de fallas administrativas, sino también una señal alarmante de indiferencia institucional hacia los muchos problemas que son conocidos por la administración y esa tolerancia institucional hacia los problemas.

Es muy importante destacar que los miembros y empleados suelen ver indicios tempranos antes de que algo irregular aparezca en los estados financieros. Pueden observar presiones para aprobar préstamos o que documentos importantes como contratos favorecidos o instrucciones para evitar ciertos controles sean alterados o pueden observar cierta conducta inapropiada de cualquier funcionario o empleado que lacere la calidad de la institución y su integridad.

Sin embargo, muchos permanecen en silencio por temor a perder un trabajo y/o dañar relaciones personales o ser etiquetados como desleales. También podrían no informar porque consideran que su denuncia no se le dará la debida importancia.

Por esto es importante crear un canal abierto y confidencial en el que se puedan informar irregularidades sin temor a represalias. Dicho mecanismo debe proteger el anonimato del informante, prevenir represalias contra ellos, documentar cada caso e investigar cada queja sobre la base de evidencia.

La protección proporcionada por este canal no significa aceptar todas las acusaciones como verdad absoluta; también debe haber salvaguardias contra quejas maliciosas hechas intencionalmente para dañar a otras personas. La imparcialidad requiere proteger al denunciante que actúa de buena fe, en línea con el derecho a una defensa adecuada del investigado.

Finalmente, el verdadero valor del canal no es solo cuántas quejas recibe, sino también cuánta confianza crea entre los usuarios, así como la calidad de la resolución institucional en respuesta a estas quejas.