Auditoría a Conapofa señala fallas en controles bancarios, inventarios y registros de asistencia 

El Consejo Nacional de Población y Familia (Conapofa) no realizó conciliaciones bancarias desde octubre de 2020 hasta diciembre de 2023, según una auditoría de la Contraloría General de la República. Los auditores también señalaron que 144 bienes no fueron localizados en las áreas donde figuraban asignados y detectaron deficiencias en los registros de asistencia del personal. 

El informe, fechado el 12 de mayo de 2025, abarca el período del 16 de agosto de 2020 al 31 de diciembre de 2023. Entre las observaciones citadas figuran vehículos no localizados durante la revisión, materiales sin registros de entrada y salida y bienes encontrados en las dependencias, pero sin asignación registrada en el sistema patrimonial. 

Estas observaciones deben distinguirse de una comprobación de pérdidas o desvíos: el hecho de que un bien no haya sido localizado en su área asignada no demuestra, por sí solo, una sustracción. La ausencia de conciliaciones bancarias tampoco acredita, por sí sola, un desvío de fondos. 

Cuentas sin conciliaciones  

Según el informe, la ausencia de conciliaciones comprendió tanto la cuenta corriente como la subcuenta de disponibilidad. La norma citada por los auditores exige comparar cada mes los saldos y movimientos bancarios con los registros de la institución. 

El informe consigna que, al 31 de diciembre de 2023, la subcuenta de disponibilidad tenía un saldo aproximado de 2.570.000 pesos y la cuenta corriente figuraba con saldo cero. Esos valores corresponden a saldos de las cuentas y no se presentan como montos faltantes. 

La Contraloría advirtió que la falta de esa comparación podía impedir la detección de diferencias entre los movimientos bancarios y los registros contables. Se trata de un riesgo señalado por los auditores, no de una confirmación de transacciones sin registrar. El organismo recomendó establecer un control para identificar y completar las conciliaciones pendientes. 

La auditoría también señaló que la entidad no disponía de manuales formales de gestión financiera y control del flujo de caja. Los auditores recomendaron definir procedimientos para administrar ingresos y gastos, vigilar la disponibilidad de fondos y documentar la rendición de cuentas. 

Vehículos sin localizar  

El informe recoge dos observaciones sobre vehículos basadas en registros diferentes. La primera identifica tres unidades registradas en el Sistema de Administración de Bienes (SIAB) que no fueron localizadas físicamente: dos vehículos Mitsubishi, uno de 1994 y otro de 1995, y una motocicleta Yamaha de 1995. 

La segunda consigna nueve vehículos a nombre de Conapofa en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) que no figuraban en el registro auxiliar de la entidad ni fueron localizados. La relación incluye un automóvil, un jeep, dos vehículos de carga y cinco motocicletas, fabricados entre 1992 y 2008. Las dos observaciones se presentan por separado, sin sumarlas como un total de unidades distintas. 

Los años de fabricación no permiten establecer desde cuándo se desconocía la ubicación de los vehículos. Las observaciones aquí descritas tampoco permiten atribuir responsabilidades individuales por su falta de localización ni precisar cuándo se originaron las discrepancias entre los registros y la verificación física. 

Ante estas discrepancias, la Contraloría recomendó verificar todos los vehículos, cruzar los datos institucionales con los de la DGII e investigar su paradero. También pidió actualizar los registros y formalizar los procedimientos de asignación y custodia.  

La motocicleta Yamaha de 1995 vuelve a aparecer en una observación sobre su descargo, es decir, el trámite para darla de baja del registro patrimonial. Según el informe, faltaban la evaluación técnica y la solicitud a Bienes Nacionales. Esa mención corresponde a la unidad ya descrita, no a un vehículo adicional. 

El informe también señala la falta de fichas de mantenimiento y formularios de asignación, necesarios para documentar la conservación de los vehículos y la responsabilidad sobre su uso y custodia.  

Diferencias entre los bienes y sus registros  

La revisión patrimonial comprendió la oficina central de Santo Domingo y las dependencias de El Seibo, Miches y Santiago. En esas dependencias, los auditores reportaron los 144 bienes mencionados al inicio: no fueron localizados en las áreas donde figuraban asignados en el SIAB. La observación se refiere a su ubicación registrada. 

En otra observación, los auditores identificaron 70 bienes que sí estaban físicamente en las dependencias, pero no tenían asignación registrada en el SIAB: 49 en la oficina central, 12 en Santiago, seis en Miches y tres en El Seibo. Esta condición es distinta de la falta de localización. Recomendaron comparar el inventario físico con la contabilidad y actualizar la ubicación y custodia de los activos. 

En la verificación de códigos de identificación, 167 de los 331 bienes examinados carecían de código o etiqueta de Bienes Nacionales y 271 no tenían código institucional. Estas cifras corresponden a dos comprobaciones sobre la misma muestra y no deben sumarse para calcular una cantidad de bienes distintos. 

El desglose citado incluye 39 bienes examinados en Santiago, todos sin ambas identificaciones. En El Seibo se revisaron 72: 71 carecían de código de Bienes Nacionales y 71 de código institucional. En la oficina central se examinaron 216, de los cuales 54 no tenían código de Bienes Nacionales y 158 carecían de código institucional. Estas tres dependencias no completan por sí solas la muestra de 331 bienes. 

Dentro de la muestra de 331 bienes, los auditores observaron 15 en mal estado. El informe también menciona dos bienes donados que seguían registrados en el SIAB sin haberse tramitado su baja. Los auditores recomendaron documentar y actualizar las bajas conforme a las normas aplicables. 

Según la auditoría, Conapofa no conservaba los informes de los inventarios físicos semestrales correspondientes a 2020-2023. El informe también señala que la institución no recibió el inventario de bienes de la autoridad anterior ni lo solicitó durante la transición. La falta de esos informes no equivale, por sí sola, a demostrar que no se realizaron conteos físicos. 

Almacén sin registros de movimientos  

Según la auditoría, el almacén carecía de registros de entradas y salidas con los cuales contrastar el conteo físico de materiales y suministros. El informe consigna un valor de inventario aproximado de 353,736 pesos al 31 de diciembre de 2023; ese importe no se presenta como una pérdida. 

La fiscalización también señala que faltaban los reportes auxiliares y el mayor general de inventario, registros utilizados para detallar y consolidar los movimientos contables. Asimismo, la entidad carecía de un sistema tecnológico para controlar la recepción, ubicación, valoración y despacho de materiales. Según el informe, se realizaban conteos mensuales, pero no había informes que documentaran y explicaran sus resultados. 

Los auditores recomendaron registrar las entradas y salidas del almacén y remitir al área financiera reportes firmados por los responsables. También pidieron analizar y justificar las diferencias que se detectaran entre las existencias y los registros, y autorizar los ajustes correspondientes. Esta recomendación no establece por sí misma la existencia ni el monto de un faltante. 

Deficiencias en el seguimiento presupuestario  

Las cifras anuales de las tablas presupuestarias citadas suman una ejecución aproximada de 250 millones 316,000 pesos y una asignación cercana a 272 millones 842,000 pesos para 2020-2023. Esos totales corresponden a los años presentados en las tablas; no deben confundirse con un cálculo limitado al período general de la auditoría, que comienza el 16 de agosto de 2020. 

La observación presupuestaria aquí descrita se refiere a la falta de un informe detallado que compare las metas físicas y financieras con lo presupuestado y explique las variaciones. No equivale a señalar que toda la ejecución fuera irregular. Según la auditoría, tampoco había manuales para regular la formulación, asignación, ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria. 

Los auditores también señalaron que Conapofa no remitía a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental los formularios de corte semestral y cierre del ejercicio fiscal. Recomendaron designar responsables de prepararlos, revisarlos y enviarlos.  

El informe también señala la falta de aplicación de las Normas Básicas de Control Interno. En cuanto a la planificación estratégica, los auditores indicaron que los objetivos no estaban alineados con la misión institucional y que el plan no definía resultados esperados, indicadores por ejes ni métodos de verificación. 

Entre las funciones de Conapofa están el estudio, la investigación y la divulgación de aspectos del crecimiento, la movilidad y la proyección de la población dominicana. Para vincular esas tareas con la planificación, la auditoría recomendó establecer metas medibles y mecanismos de verificación.  

Fallas en los controles de recursos humanos  

En los controles de personal, la Contraloría señaló que 43 de los 90 empleados registrados al 31 de diciembre de 2023 no figuraban en los reportes de asistencia suministrados por Conapofa. Según el informe, tampoco existían políticas que sustentaran una excepción al horario regular para esos 43 empleados. 

Los 43 casos se distribuían entre El Seibo, con 26; Santo Domingo, con 12; Miches, con dos, y Santiago, con tres. La tabla clasificaba por separado a otros cinco empleados, correspondientes a directores y asesores, como casos en los que no aplicaba el registro. Los 42 restantes sí figuraban en los reportes de asistencia. Esas tres categorías completan los 90 empleados considerados. 

La ausencia de esos empleados en los reportes suministrados no demuestra, por sí sola, que dejen de trabajar. La observación se refiere al respaldo documental de la asistencia. Los auditores recomendaron establecer procedimientos de registro, elaborar reportes mensuales y supervisar su aplicación. 

En una revisión separada, los auditores examinaron 46 expedientes de un universo de 93 empleados. Según el informe, ninguno de los 46 expedientes contenía certificado médico. En uno, correspondiente al puesto de chofer I, tampoco había evidencia de licencia de conducir. La falta de esa constancia en el archivo no demuestra que la persona careciera de licencia. 

La revisión de expedientes tomó como referencia 93 empleados, mientras que el control de asistencia consideró 90. El texto citado no explica a qué obedece esa diferencia; por tanto, las cifras se mantienen separadas, sin asumir que corresponden a una misma base de empleados. 

Por otra parte, según la auditoría, la documentación de la planificación de recursos humanos de 2020 a 2023 no contenía evidencia de aprobación de la máxima autoridad institucional. La normativa citada exige esa aprobación antes de remitir la planificación al Ministerio de Administración Pública (MAP). Los auditores recomendaron formalizar el proceso e incluir las compensaciones y beneficios en los planes operativos y presupuestos. 

En materia de remuneraciones, el informe señala una compensación especial de 42,700 pesos recibida por una servidora trasladada desde el Ministerio de Salud Pública y vinculada al período de junio de 2021 a agosto de 2022. La información aquí citada no precisa la periodicidad de ese importe. Según la fiscalización, el MAP había objetado el cambio de posición y la compensación mediante la comunicación 0015324, del 1 de junio de 2021. 

Según la explicación recogida en el informe, la objeción se sustentaba en que la servidora debía conservar la posición de supervisora médica tras el traslado, con el salario y los beneficios a cargo de la institución de origen. La tabla consigna un salario aproximado de 83,639 pesos en Salud Pública, distinto de la compensación observada. El apartado no presenta el total acumulado de esa compensación, por lo que no se calcula a partir del período mencionado. Los auditores recomendaron ajustar las acciones de personal a las autorizaciones y normas del MAP. 

La Contraloría señaló, además, que el personal de la oficina central no disponía de carnés institucionales. Recomendó establecer medidas de identificación y control de acceso.