Sistema de auditorías para partidos políticos: indicadores básicos

Introducción:

Siempre se ha creído que las auditorias solo se contraen a las gestiones administrativas, gubernamentales, financieras o de naturaleza de persecución con fines coercitivos.  A partir de las normas ISO, que por sus siglas indican, “Sistema Internacional de Organización” y que aplican para cualquier sistema, operación o funcionamiento operativo de un una gestión determinada, pero con miras a la mejora continua. En especial, este método practico que comparto con nuestros lectores, se orienta en un sistema de calidad para el desempeño de las Organizaciones políticas. Y aplican, -repito-, para todo lo que se quiera garantizar un seguimiento de resultados según los planes de las organizaciones. Esta entrega, carece de valoraciones y opiniones propiamente dichas, sino que, paso por paso va presentando las diferentes etapas hasta tener un resultado de monitoreo de los complimientos y ajustes de cada organización que lo use como herramienta de

I: Protocolo inicial

• Ambientar a los auditados (Alcance y plan previsto)
• Se describe la metodología
• Inventariar recursos necesarios
• Conocer previamente el área, zona o instancia
• Ser más asesores que inspectores o entes represivos
• Escuchar sus preocupaciones y explicaciones
• Coordinador auditor se asegura que equipo conoce funcionamiento de la organización.

1. COMPRENDER EL SISTEMA DE GESTION DEL PARTIDO AUDITADO

• Antes de buscar fallas, conocer al auditado por vía de la documentación.
• Identificar la instancia responsable del sistema de gestión (Comité Central, Político, etc.)
• Realizar un contacto previo o visita previa a las instalaciones o segmento a auditar

2. Como se recopilan las evidencias

• Trabajo de campo garantiza la verificación de documentos, pruebas y hallazgos que indiquen que todo lo que el partido ha agentado o programado según la documentación se realiza de la forma prevista.
• Comprobar que documentos estén en orden y foliado o sea, (Padrón interno (0001), o cualquier otro insumo.

Entrevistas con altos  dirigentes o medios, incluso percepción externa

Checklist de comprobación de conformidades o inconformidades (Con           esto se recopilan las evidencias)

3. COMPRENDER EL SISTEMA DE GESTION DEL PARTIDO AUDITADO

• Antes de buscar fallas, conocer al auditado por vía de las documentaciones, estatutos, militancia y/o cualquiera programación.
• Identificar la instancia responsable del sistema de gestión (Comité Central, Político, etc.-pero no por ello se excluyen de las auditorias-)
• Realizar unos levantamientos que incluyan visitas aleatorias previas a los aspectos o a las instalaciones a auditar.

II.DINAMICA DE ENTREVISTAS (Esta parte trata de un dialogo sobre los      indicadores trazados como metas)

• Regla de cortesía
• No personalizar acciones u omisiones (Se realizan acciones?)
• Diseño de pregunta de respuesta concretas, sin evasivas.
• Realizar pregunta a fuego cruzado (Varias personas las mismas)
• Reformular la respuesta del entrevistado en forma de pregunta. Ej. Usted me quiso decir…?

2.1 REGLAS BASICAS DE ENTREVISTAS

• Conceder el beneficio de la duda al entrevistado.
• Anotar la opinión del auditado cuando no hay acuerdo sobre un punto.
• Todas las fuerzas equilibradas en reunión
• Gratitudes por colaboraciones

2.2. MÁS DE RECOPILACION DE EVIDENCIAS

• Todas las que supongan indicios de no conformidad respecto a los criterios definidos
• Se recogen todas las evidencias que se puedan para realizar la evaluación. Se prepara lista y se discuten con el equipo auditor
• Se comparan las evidencias con los criterios de la auditoria en curso.

2.3. MÁS DE LA RECOPILACION

(LA CLASIFICACION DE LOS HALLAZGOS)

2.3.4 Observaciones:

* No conformidades

• Mayores
• Menores

* Aspectos destacables 

4: REDACCION DE LOS HALLAZGOS

• Se agrupan la importancia de acuerdo al calendario de auditoria.
• Los apoyados por evidencias objetivas y soportados en un criterio.
• No ambigüedades
• No culpables ni personificar
• Evitar termino incumplimiento de forma dirigida (Se califican como no conformidades y se orienta hacia punto de mejora.

4.1 REUNION FINAL

(A parte de las cotidianas), se hace una final ya con la alta dirección de la organización (Grupo de Auditores. Esto refiere auditores internos)

* Gratitudes

* Se detallan las no conformidades. Y se llegan acuerdos. Plazos. Y se acuerdan los pasos  a seguir de redacción y distribución de informe de Auditoria.

5: PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS

• Responsabilidades del auditado realizar un PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
• Detallar las acciones correctivas y prevenir que:

1) Eliminen las causas de los observados no conforme

2) Indicar los responsables de sus realizaciones

3) Recursos asignados

4) Plazos previstos para su terminación

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS

• Asumir estas para evitar que el proceso quede en un conjunto de intentos
• Cada responsable debería recibir periódicamente un recordatorio
• Las auditorias no terminan hasta que se hayan corregidos las no conformidades abiertas durante el proceso y con fecha cierta. (En reunión de cierre se establece)

Y para sustentar los criterios de sustentación de auditorías, se impone que las organizaciones establezcan su política de calidad o funcionamiento efectivo. Por lo tanto, presentamos un modelo: PARTIDO DE LA DEMOCRACIA Y LA CALIDAD HUMANA DOMINICANA (PDCHD)

• Política de Calidad de democracia y participación electoral

• Los miembros de esta organización política, estamos comprometidos en garantizar a través de nuestro accionar político, sustentados en las mejores prácticas de la democracia, de forma consistente, los requerimientos y especificaciones de nuestros dirigentes y pueblo en sentido general, de modo que podamos satisfacer las expectativas de bienestar general de nuestro conglomerado.
• Continuaremos desarrollando y funcionando prácticas políticas de alta calidad en propuestas y plataformas programáticas, amparado en una declaración de principios, basadas en ser un mejor agente de intermediación de la sociedad y el Estado, asumiendo para tal propósito, la educación moral, la ética y la reciprocidad de todos los electores en planes sustentados en mejorar su calidad de vida. Por tanto, lograremos estas metas con la participación de todos, a través de: formación política, conciencia social, compromiso con la democracia, el fortalecimiento económico, tolerancia cero a la corrupción y ceñidos a las normativas legales y constitucionales de nuestro país. En tal propósito nos declaramos compromisarios con la excelencia y las continuas mejoras en nuestras ofertas políticas, centralismo democrático, democracia interna y otras manifestaciones de calidad total en el ejercicio del poder.
• Nuestros objetivos en todas las actividades, programas, propuestas de candidatos son; el cumplimiento de las líneas del bien común, de forma tal, que como producto políticos, optimicen la eficiencia de labor propositiva y aseguren la satisfacción y, los más altos estándares de credibilidad y confianza en nuestras propuestas sociales y políticas, de modo que aseguren los mejores resultados y complacencia  de nuestros asociados y el conglomerado social en general, de modo que nos coloquen como partido vanguardista en el sistema `político  dominicano y poseedor de un liderazgo potenciado en nuestro mejor desempeño político.
• El nombre de PDCHD continuará siendo sinónimo de alta eficiencia, calidad y efectividad en todos los aspectos de la democracia, partiendo con nuestros afiliados y dirigentes, las mejores normas de representación política en todo lo largo y ancho del proceso político- electoral. garantizando por medio de buenas prácticas y el verdadero sentir del pueblo dominicano.