Riesgos operacionales en cooperativas: Consejo de Vigilancia y auditoría independiente

Debo empezar aclarando dos grupos de roles relevantes, uno los que corresponden al Consejo de Vigilancia y el otro son los del Consejo de Administración. El Consejo de Administración actúa como el principal órgano operativo de una cooperativa, sin embargo, el Consejo de Vigilancia es el de mayor autoridad estructural. Tiene la responsabilidad de inspeccionar, supervisar y reportar irregularidades, así como de someter al Consejo de Administración a la asamblea y aplicar sanciones cuando sea necesario.

El consejo de administración es el órgano encargado de gestionar las cooperativas en su sentido más estricto. Le corresponde la dirección y administración general, así como la garantía del cumplimiento normativo y estatutario. Se ocupa de la gestión financiera y contable, del manejo del personal y la estructura organizativa, así como de la supervisión y control interno. Tiene a su cargo la gestión de servicios, la creación o conformación de comités internos, la activación de los comités establecidos en el estatuto, la convocatoria a asambleas y la gestión de riesgos, entre otras funciones.

La administración de una cooperativa implica cinco fases: 1. Planificación, 2. Organización, 3. Dirección, 4. Ejecución, y 5. Control y Evaluación. Asimismo, es fundamental cumplir con los estatutos, reglamentos y mandatos emanados por la Asamblea; adoptar un reglamento interno propio; expedir normas internas necesarias para el funcionamiento efectivo de la cooperativa.

El consejo establece las políticas del sistema contable, aprobar los estados financieros e informar sobre los reportes gerenciales y fiscalizadores. Es responsable del presupuesto anual tanto de ingresos como egresos, garantizando su correcta ejecución. Debe autorizar gastos extraordinarios no previstos en el presupuesto e implementar políticas respecto a inversiones, endeudamiento y adquisición de equipamiento.

También diseña y revisa tanto la estructura administrativa como operativa; crea cargos, define funciones y establece salarios; asigna el personal junto con sus remuneraciones; nombra o remueve al gerente, subgerente, además, delimita funciones para distintos puestos.

Corresponde al consejo decidir sobre admisiones, renuncias y exclusiones de asociados; regular cuotas de admisión y formas de pago para aportes sociales; determinar traspasos o devoluciones asociadas e imponer sanciones cuando sea necesario.

Tiene bajo su responsabilidad examinar informes gerenciales, así como los emitidos por revisoría fiscal o junta de vigilancia. También debe establecer normas para pólizas operativas que aseguren su cumplimiento mientras supervisa el desempeño de directivos y comités. Igualmente debe regular servicios (como crédito, educación o solidaridad), fijar plazos, montos específicos, intereses, garantías e tasas relacionadas con servicios crediticios además de aprobar planes sociales dentro del ámbito cooperativo.

También es responsable de la gestión y del liderazgo, mientras que el consejo de vigilancia se ocupa de la supervisión y fiscalización. Al segundo le corresponde evaluar las acciones, decisiones, regulaciones y actividades del primero. Su propósito es asegurar que se actúe conforme a los estatutos, leyes y políticas aprobadas por la Asamblea. En caso de detectar irregularidades, su obligación es reportarlas y sugerir sanciones ante la Asamblea. Además, debe verificar que las normas establecidas por el primero no infrinjan la ley ni los principios cooperativos, así como identificar los riesgos vinculados a las decisiones administrativas.

Este consejo está obligado a revisar los préstamos autorizados para asegurar su conformidad con las políticas y regulaciones vigentes. Debe confirmar que el Comité de Crédito cumpla con los criterios establecidos en relación con evaluación, garantías, tasas y procedimientos. Debe asegurarse que el comité no otorgue ventajas indebidas a directivos o asociados. Igualmente, debe garantizar que las transacciones crediticias se realicen siguiendo las normativas diseñadas para mitigar riesgos, incluyendo el lavado de activos.

Emplear un enfoque basado en riesgo es relevante para el Consejo de Vigilancia, a fin de identificar, evaluar y monitorear los riesgos que podrían afectar: la estabilidad financiera, la transparencia, la gobernanza, la integridad ética, la operación diaria. En vez de revisar documentos de forma mecánica, debe priorizar las áreas donde hay mayor probabilidad de daño y actúa preventivamente.

Los tipos de riesgos que este consejo debe vigilar son:  riesgos financieros, riesgos operativos, riesgos legales y normativos y, entre otros todo el campo de  los riesgos éticos y reputacionales.

En su enfoque basado en riesgo se recomienda el uso de estándares internacionales, incluyendo recomendaciones de buenas prácticas. Se destacan:

1. Identificación de riesgos, para esto es importante el mapeo de los: procesos críticos, áreas sensibles, puntos vulnerables y decisiones de alto impacto.
2. Evaluación y priorización, para lo cual es relevante la matriz de riesgo. Cada riesgo se evalúa según probabilidad de ocurrencia, impacto en la cooperativa, urgencia, responsables y controles existentes
3. Preparación un plan de trabajo anual que incluya: calendario de revisiones, áreas prioritarias, indicadores de cumplimiento, actividades de control y sesiones ordinarias y extraordinarias.
4. Supervisión continua, que incluye revisión de balances, arqueos de caja, verificación de actas, análisis de decisiones del Consejo de Administración y seguimiento de hallazgos previos.
5. Monitorear continuamente, para asegurarse que se están implementando los planes de mejoras. En este sentido debe: verificar que se cumplan las medidas, revisar correcciones, cerrar hallazgos y actualizar la matriz de riesgos.

Disponer de una gestión integral de los riesgos es fundamental para la vida de una cooperativa. Existen varios instrumentos que se pueden utilizar. Dos de esos son la norma ISO 31000 y COSO ERM:

La norma ISO 31000, se caracteriza por su flexibilidad y utilidad. Está compuesta por ocho etapas: 1. Comunicación y consulta continua, 2. Definición del alcance, contexto y criterios, 3. Identificación de riesgos, 4. Análisis de riesgos, 5. Evaluación de riesgos, 6. Tratamiento de riesgos, 7. Registro y seguimiento, y 8. Monitoreo y revisión.

COSO ERM aporta una visión estratégica y corporativa. Su estructura es más compleja y definida. Es adecuada para cooperativas grandes. Tiene cinco componentes y 20 principios. Los componentes son: 1. Gobernanza y cultura, 2. Estrategia y objetivos, 3. Desempeño, 4. Revisión, y 5. Información y reporte.

Auditoría independiente y el Consejo de Vigilancia

Aunque la auditoría interna actúa como un monitor permanente del sistema de control, aportando un conocimiento profundo sobre los procesos (como la gestión de caja, la aprobación de créditos, el registro de actas, la ejecución de contratos y la administración de sistemas), permitiendo realizar una valoración de los controles internos y facilitando la detección temprana de irregularidades, a la auditoría externa le toca desempeñar el papel de examinador independiente que valida o refuta las observaciones realizadas por la auditoría interna y el Consejo de Vigilancia. Proporciona elementos críticos esenciales tales como: a) total independencia, b) validación de estados financieros y procesos, y c) evidencia técnica para posibles sanciones.

Por último, es importante señalar que el Consejo de Vigilancia funciona como el órgano encargado del control institucional, aunque no actúa como un cuerpo técnico. Requiere evidencia para llevar a cabo sus funciones; mientras que la auditoría interna le proporciona evidencias continuas, la auditoría externa ofrece evidencias independientes.