En la administración pública persiste una práctica que, aunque normalizada durante años, hoy representa uno de los mayores riesgos para cualquier servidor público: firmar documentos sin detenerse a verificar su contenido, convencido de que la revisión corresponde a otro, o confiando en que "si llegó hasta aquí, debe estar correcto".
La frase "solo falta tu firma" se escucha con frecuencia en las instituciones públicas. Sin embargo, pocas veces se reflexiona sobre el verdadero alcance jurídico de ese acto aparentemente simple. En contratación pública, la firma no constituye una mera formalidad administrativa; es una manifestación expresa de voluntad que produce efectos jurídicos y compromete la responsabilidad de quien la estampa.
La promulgación de la Ley núm. 47-25 sobre Contrataciones Públicas, así como su Reglamento de Aplicación, aprobado mediante el Decreto núm. 52-26, consolidan un modelo de contratación basado en la transparencia, la integridad, la trazabilidad y la rendición de cuentas. Dentro de ese modelo, cada intervención de los actores del procedimiento deja de ser un trámite para convertirse en una actuación jurídicamente relevante.
Cada firma representa una decisión.
Cuando un abogado emite una opinión jurídica, cuando un técnico valida unas especificaciones, cuando un analista certifica la existencia de disponibilidad presupuestaria, cuando un miembro del Comité de Compras vota una adjudicación o cuando la máxima autoridad aprueba un procedimiento, no están realizando un acto automático. Están ejerciendo una competencia pública atribuida por la ley y, con ello, asumiendo la responsabilidad derivada de su actuación.
Precisamente por ello, resulta preocupante que aún sobreviva la idea de que la responsabilidad desaparece porque "el expediente ya venía revisado" o porque "la decisión la tomó otro". Desde la perspectiva del Derecho Administrativo, esa interpretación difícilmente encuentra sustento en el principio de legalidad.
La responsabilidad administrativa es esencialmente personal.
Cada servidor público responde por las actuaciones que realiza dentro del ámbito de sus competencias. La existencia de múltiples firmas en un expediente no distribuye la responsabilidad de manera colectiva ni permite diluirla entre todos los participantes. Por el contrario, facilita que los órganos de control identifiquen quién elaboró un informe, quién recomendó una actuación, quién certificó determinados hechos y quién adoptó la decisión definitiva.
En otras palabras, el expediente administrativo habla por sí mismo.
La nueva legislación fortalece, además, la obligación de motivar cada decisión administrativa. La motivación ya no puede concebirse como una simple exposición de antecedentes, sino como la justificación jurídica y técnica que demuestra que la decisión adoptada responde al interés público, respeta los principios de igualdad, libre competencia, eficiencia, razonabilidad y transparencia, y cumple con el procedimiento legalmente establecido.
Firmar sin comprender el contenido de un acto administrativo supone renunciar al deber de diligencia que caracteriza el ejercicio de la función pública.
En ese sentido, el Reglamento del Régimen Administrativo Sancionador adquiere especial relevancia, pues desarrolla el régimen de infracciones y sanciones aplicables a quienes incumplan las obligaciones previstas en la Ley núm. 47-25. Dependiendo de la gravedad de la conducta, las consecuencias pueden traducirse en amonestaciones, suspensiones, destituciones, inhabilitaciones para intervenir en procedimientos de contratación pública y demás medidas administrativas previstas por el ordenamiento jurídico.
No debe perderse de vista que estas responsabilidades pueden coexistir con otras de naturaleza patrimonial o penal cuando los hechos ocasionen daños al patrimonio público o constituyan delitos contra la administración pública.
Otro aspecto que merece atención es la creciente digitalización de las contrataciones públicas. La aprobación electrónica de documentos o el uso de firmas digitales no disminuyen el grado de responsabilidad del funcionario. La tecnología modifica la forma en que se documentan los actos administrativos, pero no altera sus efectos jurídicos. Aprobar electrónicamente un procedimiento equivale, desde el punto de vista legal, a suscribirlo de manera manuscrita.
Más allá del cumplimiento normativo, el verdadero desafío consiste en transformar la cultura organizacional de nuestras instituciones.
Durante décadas predominó una lógica en la que la rapidez del trámite parecía tener mayor importancia que la calidad de la decisión. Se asumía que el cumplimiento consistía en completar el expediente, obtener todas las firmas y continuar con el proceso. Hoy, el paradigma es distinto. La calidad del procedimiento se mide por la solidez de las decisiones que contiene y por la capacidad de cada servidor público para justificar jurídicamente su actuación.
Quizá la pregunta que todo funcionario debería hacerse antes de firmar no sea si el documento está listo, sino si estaría en condiciones de explicar y defender esa firma ante una auditoría de la Contraloría General de la República, una investigación de la Dirección General de Contrataciones Públicas, un proceso de la Cámara de Cuentas, una actuación de la Dirección General de Ética e Integridad Gubernamental o incluso ante un tribunal.
Si la respuesta es negativa, probablemente aún no sea momento de firmar.
La contratación pública no requiere funcionarios que firmen más rápido; necesita servidores públicos que comprendan el significado jurídico de cada decisión que adoptan.
Porque una firma puede tomar apenas unos segundos, pero la responsabilidad que genera puede extenderse durante años. En un Estado Social y Democrático de Derecho, la mejor práctica administrativa no consiste en firmar por confianza, sino en firmar con conocimiento, con convicción y, sobre todo, con responsabilidad.
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