La digitalización de documentos no siempre significa que los procesos dentro de las empresas estén automatizados. Facturas, contratos, solicitudes y expedientes pueden gestionarse de forma digital y, aun así, requerir intervención humana para leer, extraer, validar y digitar información.
La situación representa un costo para las empresas en horas de trabajo, reprocesos y posibles errores, de acuerdo con la experiencia de la empresa de tecnología Trycore, que desarrolla soluciones de automatización de procesos.
En proyectos realizados por la compañía, la automatización ha permitido reducir entre 30 % y 70 % los tiempos de ejecución de distintos procesos. En procesos de facturación, hasta el 93 % de las facturas puede gestionarse sin intervención humana, según datos suministrados por la empresa.
En el sector bancario, Trycore señala que la aplicación de inteligencia artificial al procesamiento de documentación relacionada con embargos judiciales permitió reducir de 40 minutos a 20 segundos el tiempo requerido para procesar un documento.
“Cada hora destinada a un proceso manual tiene un costo. Durante mucho tiempo, las empresas entendieron que la digitalización era simplemente dejar atrás el papel, pero un documento digital todavía puede esconder procesos completamente manuales”, explicó Carlos Segura, director ejecutivo de Trycore.
El ejecutivo señaló que una empresa puede continuar realizando manualmente tareas como abrir documentos, buscar información, validarla y trasladarla a otros sistemas, aunque los archivos ya no estén en formato físico.
El costo de las tareas repetitivas
Las horas dedicadas a revisar documentos, introducir información, corregir errores o repetir procesos pueden distribuirse entre distintas áreas de una organización, lo que dificulta identificar su impacto económico.
Trycore denomina “exposición documental u operativa” a los costos y riesgos asociados con la dependencia de procesos manuales.
Para medir ese impacto, la empresa desarrolló la herramienta “Mi Exposición Documental”, que analiza variables como el volumen de documentos procesados, los tiempos de respuesta, los reprocesos, el personal involucrado y las horas de trabajo.
El objetivo es estimar cuánto representa para una empresa el procesamiento manual de su documentación e identificar procesos en los que la automatización podría generar ahorros de tiempo y recursos.
“Cuando una tarea pasa de horas a minutos o segundos, el impacto va mucho más allá del tiempo. Al multiplicar ese impacto por cientos o miles de operaciones, hablamos de reducción de costos, tiempos de respuesta y mejoras en productividad”, sostuvo Segura.
La experiencia de Burocracia Cero
En República Dominicana, la reducción de los tiempos asociados a trámites también ha sido abordada desde el sector público.
Entre 2020 y 2024, el programa Burocracia Cero intervino más de 300 trámites de alto impacto en 71 instituciones públicas y redujo en más de 50 % los tiempos de respuesta, de acuerdo con los datos citados en el documento.
El Consejo Nacional de Competitividad ha estimado además en más de RD$ 60,000 millones los ahorros generados para ciudadanos y empresas como resultado de las medidas de simplificación y digitalización de trámites.
La experiencia plantea un desafío similar para las organizaciones privadas: identificar qué procesos que ya fueron digitalizados continúan dependiendo de tareas manuales y cuánto tiempo y recursos representan.
Mientras la simplificación de trámites públicos busca reducir el tiempo que ciudadanos y empresas destinan a diligencias, las compañías también pueden medir las horas que sus empleados dedican a procesar información de manera repetitiva y evaluar si esas tareas pueden ser automatizadas.
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