Archivo Regional de Santiago del AGN espera por masiva donación de documentos

Luego de los discursos que dieron marco a su apertura, el Archivo Regional de Santiago del Archivo General de la Nación (AGN) inicia ahora propiamente su trayectoria, a la espera de que instituciones públicas y privadas, centros culturales, bibliotecas, abogados, herederos y particulares aporten documentos para su registro, preservación, clasificación y puesta al servicio de investigadores, estudiantes, instituciones y público general.

Fueron precisos e ilustrativos los discursos de Roberto Cassá, director del AGN; Daniela Cruz, coordinadora del centro; Ángel Hernández, director del Sistema Nacional de Archivos, y Rafael Emilio Yunén, historiador local y gestor cultural.

Adicionalmente, la maestra de ceremonias, Karina Arias, directora de Comunicaciones del AGN, leyó textualmente un mensaje de salutación del doctor Negro Veras, que resultó más extenso que algunos de los discursos formales, aunque su intención fue agradecida.

Cassá, quien no podía ocultar la emoción por lo que significaba este paso, estableció que la Ley General de Archivos de 2008 contempla la creación de archivos regionales como entidades vinculadas al AGN. Ya opera el correspondiente a la Región Sur, en San Juan de la Maguana, mientras avanzan los procesos y presupuestos para abrir, en los próximos dos o tres años, centros similares en San Francisco de Macorís y La Romana.

El director resaltó que la existencia de archivos históricos en localidades de importancia representa un beneficio tanto para la administración pública como para la cultura y la investigación, debido a que permite conservar los documentos en lugares cercanos a las comunidades donde fueron producidos.

Cassá sostuvo que la descentralización de los servicios archivísticos facilita el acceso de ciudadanos e instituciones a documentos que pueden ser necesarios para realizar gestiones administrativas y acreditar derechos individuales y colectivos.

El paso esperado: la donación documental

Las estanterías del Archivo Regional de Santiago, hasta el momento de su apertura formal, estaban vacías. Ningún documento procesado reposaba allí.

Ahora corresponde a la región del Cibao y a sus instituciones públicas y privadas, familias, centros culturales, parroquias e iglesias, alcaldías, ministerios, herederos y otros titulares de documentación, iniciar una corriente sostenida de donaciones, transferencias y autorizaciones para la reproducción digital de documentos de valor histórico.

Entre los materiales susceptibles de ser aportados figuran escritos, actas, testimonios, fotografías, manuscritos, colecciones de periódicos locales y regionales, correspondencia, mapas, planos, libros y otros documentos que contribuyan a reconstruir la historia del Cibao.

Expertos en archivística identifican una amplia relación de instituciones, organizaciones y particulares susceptibles de convertirse en donantes o, como segunda opción, autorizar la copia de documentos para su digitalización y puesta al servicio del público, cuando estos tengan interés histórico.

La acción prioritaria consiste en establecer una relación permanente de cooperación con el Archivo Regional de Santiago para el intercambio técnico, reproducción digital, investigación, descripción documental y desarrollo de proyectos conjuntos.

¿Quiénes pueden aportar documentos?

1. Archivos de instituciones públicas y organismos del Estado en la región cibaeña.
   Ministerios y sus dependencias regionales, direcciones generales, organismos autónomos, Poder Judicial y sus dependencias históricas, Junta Central Electoral, gobernaciones provinciales y otras instituciones que conserven documentación histórica.

Especial atención merecen las oficinas públicas cuyos documentos administrativos hayan perdido su utilidad cotidiana, pero conserven valor histórico, jurídico o cultural.

2. Ayuntamientos de los municipios del Cibao.
   Sus archivos históricos, libros de actas, resoluciones, correspondencia, registros, planos, fotografías y documentación administrativa constituyen fuentes fundamentales para reconstruir la evolución de las comunidades.
3. Archivo Histórico de Santiago.
   Por su condición de dependencia del Ayuntamiento de Santiago y por su trayectoria pionera, debe constituirse en un socio estratégico del nuevo Archivo Regional mediante intercambio técnico, reproducción digital, investigación, descripción documental y proyectos conjuntos.
4. Notarios y descendientes de notarios.
   Los protocolos notariales históricos contienen información esencial sobre familias, propiedades, actividades comerciales, contratos, testamentos y relaciones sociales. Deben identificarse los notarios y descendientes que los conserven y procurar su donación, transferencia o autorización para digitalizarlos, según corresponda jurídicamente.
5. Familias tradicionales y descendientes de figuras históricas del Cibao.
   Cartas, diarios, fotografías, títulos, documentos familiares, correspondencia y otros papeles pueden contribuir a reconstruir episodios de la historia regional.
6. Escritores, intelectuales, artistas y científicos cibaeños, así como sus herederos.
   Manuscritos, borradores, correspondencia, cuadernos, fotografías, grabaciones y otros materiales de sus archivos personales deben ser identificados y preservados.
7. Bibliotecas personales de relevancia histórica.
   Especial atención merecen las bibliotecas de escritores, profesores, investigadores, periodistas y otras personalidades, particularmente aquellas que, después de la desaparición de sus propietarios, corren riesgo de deteriorarse, dispersarse o quedar inutilizadas.
8. Empresas y familias empresariales históricas del Cibao.
   Industrias, casas comerciales, bancos, compañías agrícolas, empresas tabacaleras, compañías de transporte y otros negocios de larga trayectoria pueden conservar libros contables históricos, correspondencia comercial, fotografías, publicidad, planos, catálogos, contratos y documentos fundacionales.
9. Instituciones educativas.
   Universidades, colegios, escuelas y otros centros de enseñanza deben identificar y preservar sus archivos históricos, incluyendo documentos institucionales, publicaciones, fotografías y fondos pertenecientes a profesores y estudiantes.
10. Clubes culturales, sociales y deportivos.
    Sus libros de actas, correspondencia, fotografías, programas, boletines y demás documentos pueden contribuir a reconstruir la vida asociativa de las comunidades cibaeñas.
11. Organizaciones sociales y comunitarias.
    Asociaciones, organizaciones campesinas, sociedades mutualistas, entidades comunitarias y otras organizaciones sociales poseen documentación que puede contribuir a estudiar la evolución de las comunidades.
12. Iglesias, parroquias y organizaciones religiosas.
    Sus libros, correspondencia, fotografías, registros y otros documentos históricos constituyen fuentes importantes para el estudio de las comunidades y sus relaciones sociales.
13. Bibliotecas institucionales y centros culturales.
    Bibliotecas, fundaciones, museos, academias y entidades culturales deben identificar fondos documentales que puedan complementar las colecciones del Archivo Regional.
14. Medios de comunicación del Cibao.
    Periódicos, revistas, emisoras de radio, canales de televisión y medios digitales pueden aportar colecciones de prensa, fotografías, negativos, grabaciones, entrevistas, programas, documentales y otros materiales.
15. Fotógrafos y propietarios de archivos fotográficos.
    Negativos, placas, fotografías impresas y archivos digitales pueden documentar personas, acontecimientos, edificaciones, paisajes y transformaciones urbanas de enorme valor histórico.
16. Cineastas y productores audiovisuales.
    Películas, documentales, reportajes, noticieros, entrevistas y grabaciones de acontecimientos constituyen otra parte del patrimonio documental que debe ser localizada y preservada.
17. Coleccionistas privados y custodios de documentos históricos.
    Manuscritos, fotografías, mapas, carteles, periódicos, folletos, correspondencia y documentos políticos, económicos y sociales que permanezcan en colecciones particulares deben ser identificados para procurar su incorporación o reproducción.
18. Herederos de personalidades históricas.
    Los descendientes de políticos, escritores, educadores, empresarios, artistas, religiosos, profesionales y dirigentes sociales pueden conservar archivos personales de considerable valor histórico.
19. Organizaciones profesionales y gremiales.
    Colegios profesionales, asociaciones de periodistas, abogados, médicos, ingenieros, maestros, agricultores, comerciantes y otros sectores pueden aportar actas fundacionales, publicaciones, correspondencia, fotografías y documentos de su trayectoria.
20. Archivos electrónicos y documentación digital contemporánea.
    Correos electrónicos institucionales de valor histórico, fotografías digitales, videos, bases documentales, publicaciones digitales y sitios web deben comenzar a ser identificados como parte del patrimonio documental contemporáneo.

Rescate del patrimonio documental del Cibao

Los expertos sugieren el lanzamiento de una campaña bajo el lema “Rescate del Patrimonio Documental del Cibao”, estructurada en cuatro pasos:

1. Identificar quién conserva documentos de valor histórico.
2. Contactar a propietarios, instituciones y herederos.
3. Captar los documentos mediante donación, transferencia, depósito o autorización de digitalización.
4. Preservar, clasificar, digitalizar y poner en servicio los fondos documentales para investigadores, estudiantes, instituciones y público general.

El criterio rector es que un documento no tiene que estar actualmente en una institución pública para formar parte del patrimonio documental del Cibao.

Las acciones para ceder al Archivo Regional del Cibao del AGN, no implican la desaparición de los archivos sectoriales actuales, sino que, al contrario, garantizan para la posteridad al tenerlos digitalizados y resguardados en un espacio seguro, al servicio de todos.

La documentación puede encontrarse en una casa familiar, una notaría, una empresa, una biblioteca personal, un club, una iglesia, un periódico o en manos de un coleccionista. Precisamente esa dispersión hace necesaria una labor sistemática de identificación, rescate y preservación.

El desafío inmediato del nuevo Archivo Regional de Santiago es, por tanto, convertir sus estanterías vacías en un gran depósito de la memoria documental del Cibao, mediante la colaboración de instituciones y ciudadanos que permitan rescatar documentos antes de que se deterioren, se dispersen o desaparezcan.