En una gran obra de construcción, de esas que cuestan cientos de millones de dólares y terminan levantando quince o veinte niveles, hay un trabajo que casi nunca recibe reconocimiento: la carpintería. Antes de que aparezcan las terminaciones, alguien tuvo que preparar los moldes, sostener las vigas y dar forma a las columnas sobre las que descansará todo el edificio. Es una labor silenciosa, poco visible, pero un error cometido allí puede incidir negativamente en la obra.
En la debida diligencia ocurre algo parecido. Se solicita al cliente su documento de identidad, una prueba de domicilio, información sobre su actividad, el banco con el que trabaja y, cuando corresponde, documentos societarios, poderes de representación y datos sobre sus beneficiarios finales. A simple vista, todo parece normal. Sin embargo, con frecuencia esos documentos se reciben únicamente para “actualizar el expediente” y nadie comprueba si contienen información verdadera, vigente y coherente.
La Ley 155-17, su Reglamento de Aplicación y la Norma General 01-2018 establecen informaciones y documentos mínimos, pero no una lista cerrada que pueda aplicarse transversalmente a todos los clientes. La obligación central no es coleccionar papeles: es identificar y verificar, utilizando documentos, datos o informaciones obtenidos de fuentes confiables e independientes.
A ese trabajo de revisar, comparar y dejar evidencia de lo comprobado es a lo que yo le llamo la “carpintería” del compliance. (Esta metáfora la instauré cuando yo estuve laborando en el sector público dominicano, durante aquellos momentos que tenía la oportunidad de interactuar con el staff, yo usaba esta expresión para representar los temas iniciales.)
Una cédula puede presentar datos que no coinciden con el formulario KYC. Un recibo de servicio puede corresponder a otra persona con una dirección diferente a la verdadera del cliente. Un estado bancario puede mostrar un número de cuenta distinto al declarado. Un poder puede no autorizar la operación solicitada. Y detrás de una sociedad aparentemente sencilla puede existir una estructura de activos que dificulte conocer quién toma realmente las decisiones o recibe el beneficio económico.
Aquí aparece la matriz de riesgos o “el plano de la obra”. No debería ser una tabla llena de colores preparada para mostrarla durante una supervisión. Su función es determinar hasta dónde debe llegar la “carpintería”: qué información se necesita, cuáles documentos deben solicitarse, qué debe verificarse y con qué frecuencia corresponde actualizarlo. Al mismo tiempo, los resultados de esas comprobaciones deben regresar a la matriz, porque una inconsistencia puede modificar la clasificación del riesgo del cliente.
Pretender que todos los expedientes contengan exactamente lo mismo contradice el enfoque basado en riesgo. A un cliente de exposición ordinaria podría corresponderle una debida diligencia normal; otro, por su actividad, estructura, condición de persona expuesta políticamente, procedencia de los fondos o vínculos geográficos, requerirá una revisión ampliada. En estos casos, la Norma General 01-2018 incorpora información bancaria, referencias comerciales y evidencia de la verificación realizada. Por eso, cuando el Oficial de Cumplimiento solicita un documento adicional, su mejor explicación no debe ser “porque yo lo considero necesario”, sino porque un riesgo identificado activa una comprobación de informaciones prevista en la matriz y en las políticas de la organización.
La jurisdicción permite entenderlo con claridad. Una persona que reside en Puerto Rico no presenta necesariamente el mismo riesgo geográfico que otra residente en Irán… (que ejemplo!), país que actualmente permanece en la lista negra del GAFI. Significa que las condiciones regulatorias y el nivel de exposición no son equivalentes y, por tanto, las comprobaciones tampoco pueden ser idénticas.
Además, la jurisdicción no se determina únicamente por la nacionalidad o el domicilio declarado. Un cliente puede tener una nacionalidad, residir en otro país, operar desde un tercero, mantener cuentas bancarias en un cuarto territorio y participar en una sociedad cuyos beneficiarios finales están ubicados en lugares diferentes. La matriz debe reconocer todas las jurisdicciones que tengan una relación material con el cliente, la operación o el movimiento de los fondos.
Cuando el riesgo geográfico es mayor, los requerimientos de la “carpintería” debe profundizar en la actividad económica, el origen de los recursos, las cuentas utilizadas, la ruta del dinero, las referencias comerciales y los beneficiarios finales. No se trata de desconfiar de una persona por el lugar donde vive, sino de no ignorar los riesgos objetivos del lugar desde donde opera.
Cuando finalmente surge un problema y se reconstruye la trazabilidad de las operaciones, muchas veces se descubre que todo comenzó en esas aparentes trivialidades: el dato que no coincidía, la dirección que nadie confirmó, la cuenta que no fue comparada o el documento que se archivó sin ser examinado.
La documentación es la materia prima; la matriz establece el nivel de riesgo y contiene los cálculos, y la “carpintería” ejecuta el trabajo.
Un expediente puede estar lleno y, sin embargo, al mismo tiempo estar vacío de comprobaciones. Y cuando llegue el peso de una supervisión, una investigación o una crisis, no será la cantidad de documentos archivados lo que sostendrá la estructura, sino la evidencia de que alguien hizo correctamente el trabajo que casi nadie le da importancia.
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