Lo que debe saber antes de comprar su certificado digital

Esta serie recorre las principales decisiones que una empresa debe tomar antes de convertirse en emisor electrónico. La entrega anterior trató sobre la elección de un proveedor autorizado. Toca ahora entender un proceso imprescindible y delicado: el certificado digital.

El error que más se repite nace de tratarlo como un trámite menor. Alguien advierte que hay que obtenerlo y se emite a nombre de quien esté disponible ese día: el contador externo, un consultor temporal, el gerente de TI o cualquier otro empleado. Meses después, esa persona ya no está vinculada a la empresa y la compañía descubre que la llave de su facturación se fue con ella.

¿Por qué una firma digital?

El Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT) lo explica en su estudio regional sobre el tema: la firma digital permite precisar la autoría del documento, impide que el emisor lo rechace posteriormente y garantiza que el contenido no haya sido alterado después de la firma.

En lenguaje llano, son tres promesas: que la factura la emitió quien dice haberla emitido; que nadie cambió una cifra después; y que quien la firmó no puede desconocerla.

No es un invento dominicano. América Latina lleva dos décadas construyendo su factura electrónica sobre esa base, desde que Chile inició el proceso en 2003, seguido por México, Argentina, Brasil y Perú. El modelo dominicano se apoya en ese mismo diseño, probado a escala regional.

La Ley 32-23 recoge esa lógica. Su artículo 5 dispone que la factura electrónica tendrá validez, eficacia y fuerza probatoria siempre que cumpla los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad: los mismos tres que describe el CIAT.

Y el párrafo IV de su artículo 6 lo estipula así: «Las firmas digitales de las facturas electrónicas sustentadas por certificado digital suplen los requisitos probatorios de la firma ológrafa o manuscrita y del sello comercial».

Conviene detenerse en el verbo. La firma digital no acompaña a la firma y al sello de la empresa: los suple. El sello de goma y la rúbrica al pie dejaron de ser necesarios porque ese archivo cumple ambas funciones.

El certificado se emite a una persona, nunca a la empresa

Aunque el contribuyente sea una sociedad, el certificado digital para procesos tributarios se expide siempre a nombre de una persona física.

La razón está en la ley que sostiene todo esto. La Ley 126-02, sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, dispone en su artículo 31 que una firma digital tiene la misma fuerza y efectos que una firma manuscrita, pero solo sí cumple cinco atributos. Dos de ellos son determinantes para este tema: que la firma sea única de la persona que la utiliza y que esté bajo el control exclusivo de esa persona.

Esto tiene una consecuencia práctica enorme. Si la llave para firmar circula entre tres personas de la oficina, no se cumple el atributo de control exclusivo. Y sobre ese atributo descansa el valor de la factura, porque la misma Ley 32-23 establece, en su artículo 9, que los documentos digitales son admisibles como medios de prueba y tienen la misma fuerza probatoria que los actos bajo firma privada.

El titular no tiene que ser el representante legal, pero debe estar registrado en el RNC de la empresa, ya sea como socio o accionista, o haber sido designado como administrador de facturación electrónica mediante una actualización de datos ante la DGII. Sin ese vínculo registrado, el certificado existe, pero no sirve para firmar por esa compañía.

Y quien quede como titular quedará vinculado a cada comprobante que la empresa emita. Decidir a nombre de quién se emite no es un asunto administrativo: es una decisión de gobierno corporativo.

 El caso de quien figura en varias empresas

Que el certificado siga a la persona y no a la sociedad resuelve una duda muy común aquí, donde es normal ser socio o representante de más de una compañía. No hace falta un certificado por cada empresa. La DGII lo ha respondido expresamente: el certificado digital es único para cada persona, y con él esa persona puede actuar como administrador o delegado de una o de varias empresas. La condición es que, en cada una, le hayan asignado los roles correspondientes desde la Oficina Virtual.

La regla es fácil de recordar: un certificado por persona, no por empresa. Lo que cambia de una empresa a otra no es el certificado, sino los roles que se le asignan.

No sirve cualquier certificado digital

Aquí mucha gente se confunde, y con razón, porque la palabra «certificado» se utiliza para cosas distintas: hay certificados para firmar contratos, para autenticarse en sistemas y para el correo seguro. Ninguno sirve para facturar. El que se necesita debe incluir expresamente el atributo de ser un certificado digital para procesos tributarios, con las características previstas en el artículo 17 de la Resolución 035-2020 del Indotel.

De ahí se desprende un matiz que puede costar dinero cuando se pasa por alto: no todas las entidades de certificación autorizadas por el INDOTEL emiten este certificado, conviene siempre verificar el listado de la DGII directamente.

Puntos que deben tomarse en consideración

Titular. A nombre de quién se emite y si esa persona seguirá vinculada a la empresa el año próximo. Si esto último es dudoso, cambie lo primero.

Vigencia. Una factura emitida con un certificado vencido es una factura rechazada. El certificado del facturador gratuito también vence, al año de su emisión.

Custodia. O la llave la guarda su empresa o la custodia un proveedor que cumpla las condiciones del reglamento. Lo que no puede ocurrir es que circule por correo electrónico o permanezca en una carpeta compartida.

Relevo. Debe existir un procedimiento escrito dentro de su empresa para el día en que el titular se desvincule: revocar el certificado, emitir uno a nombre del sustituto y actualizar el sistema.

Tiempo. Es el trámite que suele tomar más tiempo, porque depende de un tercero y de una verificación de identidad, resuelva con tiempo.

Lo que está comprando en realidad

Un certificado digital parece un archivo y se compra como un servicio menor, pero lo que usted adquiere es la capacidad legal de que su empresa emita una declaración y de que un tercero pueda verificarla sin llamar a nadie. Es la pieza que convierte un archivo en un documento con valor frente a la administración tributaria, frente a su cliente y, eventualmente, frente a un banco.