El Responsable de Libre Acceso a la Información: un aliado estratégico

La transparencia no puede reducirse a la publicación de documentos en un portal institucional ni convertirse en una obligación que solo se activa cuando un ciudadano presenta una solicitud de acceso a la información pública. En un Estado social y democrático de derecho, la transparencia constituye un principio transversal de la actuación administrativa y debe estar presente desde la planificación, la selección del contratista, la adjudicación, la ejecución y el cierre de toda contratación pública.

La entrada en vigor de la Ley núm. 47-25 sobre Contrataciones Públicas y de su Reglamento de Aplicación núm. 52-26 representa una oportunidad para consolidar un modelo de gestión pública basado en la integridad, la eficiencia, la publicidad y la rendición de cuentas. Sin embargo, ninguna reforma normativa alcanzará plenamente sus objetivos si las instituciones no comprenden el verdadero alcance de las funciones que desempeñan los actores que integran el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas.

Uno de esos actores es el Responsable de Libre Acceso a la Información (RAI).

Tradicionalmente, el RAI ha sido identificado como el servidor público encargado de gestionar las solicitudes de acceso a la información, garantizar el cumplimiento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública y velar por la actualización de los Portales de Transparencia. Esa visión, aunque correcta, resulta insuficiente frente a los retos que plantea el nuevo régimen de contrataciones públicas.

La contratación pública es una de las actividades administrativas donde con mayor intensidad se materializan los principios constitucionales de transparencia, igualdad, publicidad, participación y control ciudadano. En ella se administra una parte importante de los recursos públicos y, por tanto, cada decisión que adopta la Administración debe estar sustentada no solo en la legalidad, sino también en la confianza que inspire a la ciudadanía.

Precisamente por esa razón, la incorporación del Responsable de Libre Acceso a la Información dentro del Comité de Compras no debe interpretarse como una simple integración formal del órgano colegiado. Su presencia responde a la necesidad de incorporar, dentro del proceso de toma de decisiones, una visión especializada en transparencia, publicidad y acceso a la información pública.

No obstante, la realidad institucional dista mucho de ese propósito.

En numerosas instituciones públicas, la participación del Responsable de Libre Acceso a la Información suele reducirse a asistir a las reuniones del Comité de Compras, firmar las actas correspondientes y cumplir con un requisito de integración previsto por la normativa. En la práctica, pocas veces se aprovecha el conocimiento que posee sobre transparencia, publicidad de los actos administrativos y derecho de acceso a la información para fortalecer la calidad de las decisiones que adopta el Comité.

Esa realidad merece ser replanteada.

Si el legislador decidió integrar al Responsable de Libre Acceso a la Información dentro del Comité de Compras, difícilmente puede entenderse que su función consista únicamente en ocupar un asiento o suscribir documentos. Como miembro de un órgano colegiado, participa en las deliberaciones y en las decisiones que este adopta dentro del ámbito de sus competencias. En consecuencia, su intervención debe aportar valor a la discusión y contribuir a que las decisiones administrativas se adopten bajo los más altos estándares de transparencia, motivación y publicidad.

Su papel no consiste en sustituir las funciones técnicas de las unidades requirentes, las competencias operativas de la Unidad Operativa de Compras, ni el análisis jurídico que corresponde a la Consultoría Jurídica. Cada integrante del Comité aporta conocimientos distintos y complementarios. El valor agregado del Responsable de Libre Acceso a la Información radica precisamente en incorporar una mirada especializada sobre aquellos aspectos que fortalecen la transparencia y el acceso a la información durante todo el procedimiento de contratación.

Desde esa perspectiva, su participación puede resultar determinante para promover que las convocatorias sean publicadas oportunamente; verificar que el expediente administrativo refleje de manera ordenada y completa las actuaciones realizadas; advertir cuando existan deficiencias en la publicidad de los actos; procurar que las decisiones del Comité se encuentren suficientemente motivadas; fomentar una adecuada trazabilidad documental y recordar la importancia de cumplir con las obligaciones de transparencia activa previstas por el ordenamiento jurídico.

Su intervención también contribuye a fortalecer la prevención. Muchas controversias que posteriormente generan recursos administrativos, investigaciones o cuestionamientos públicos no necesariamente tienen su origen en una actuación ilegal, sino en expedientes incompletos, decisiones insuficientemente motivadas, documentos que no fueron publicados oportunamente o actuaciones cuya trazabilidad resulta difícil reconstruir. En esos escenarios, la experiencia del Responsable de Libre Acceso a la Información constituye una herramienta preventiva de enorme utilidad para la institución.

Por ello, resulta indispensable superar una cultura administrativa en la que la transparencia se considera una etapa posterior al procedimiento. La transparencia comienza desde la planificación de la contratación y acompaña cada decisión que adopta el Comité de Compras. No basta con publicar la información cuando el procedimiento ha concluido; es necesario garantizar que durante todo el proceso exista una adecuada documentación, publicidad y disponibilidad de la información conforme a la normativa aplicable.

Ello exige, además, que el propio Responsable de Libre Acceso a la Información fortalezca permanentemente sus conocimientos sobre contratación pública. El dominio de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública constituye una base indispensable, pero hoy también resulta necesario comprender los principios, procedimientos, modalidades de contratación, obligaciones de publicidad y mecanismos de control previstos en la Ley núm. 47-25 y su Reglamento de Aplicación. Solo así podrá ejercer plenamente el rol que el nuevo marco normativo demanda.

De igual manera, las instituciones públicas tienen el desafío de generar espacios donde la participación del Responsable de Libre Acceso a la Información sea verdaderamente activa. Ello implica escuchar sus observaciones durante las deliberaciones del Comité, promover mecanismos de coordinación con las unidades de compras y las consultorías jurídicas, establecer listas de verificación sobre las obligaciones de publicidad y fortalecer una cultura organizacional donde la transparencia deje de concebirse como una responsabilidad exclusiva de una oficina para convertirse en un compromiso de toda la institución.

La experiencia demuestra que cuando la transparencia se incorpora desde el inicio de los procedimientos disminuyen significativamente los riesgos de impugnaciones, observaciones de los órganos de control y cuestionamientos por parte de la ciudadanía. La publicidad oportuna de las actuaciones, la adecuada motivación de las decisiones y la correcta organización de los expedientes fortalecen la legitimidad institucional y generan mayor confianza en la gestión de los recursos públicos.

La Ley núm. 47-25 ofrece una oportunidad histórica para avanzar hacia ese modelo de gobernanza. Su éxito, sin embargo, dependerá menos del contenido de sus disposiciones que de la forma en que las instituciones interpreten y ejerzan las competencias de quienes participan en el Sistema Nacional de Contrataciones Públicas.

Quizá el mayor reto no sea simplemente que el Responsable de Libre Acceso a la Información forme parte del Comité de Compras, sino que su participación sea verdaderamente incidente. Su presencia no debe entenderse como el cumplimiento de un requisito formal ni limitarse a la suscripción de las actas del Comité. Debe traducirse en aportes concretos que fortalezcan la transparencia, la publicidad, la motivación de las decisiones y el acceso efectivo a la información pública.

Porque la verdadera transparencia no se construye únicamente respondiendo solicitudes de información. Se construye cuando quienes participan en la toma de decisiones comprenden que cada actuación administrativa debe ser capaz de resistir el escrutinio ciudadano desde el momento mismo en que se produce. En ese propósito, el Responsable de Libre Acceso a la Información está llamado a consolidarse como un aliado estratégico de la buena administración, contribuyendo a que las contrataciones públicas no solo sean legales, sino también abiertas, comprensibles, íntegras y dignas de la confianza de la sociedad.