6 sugerencias para mejorar la experiencia de la virtualidad judicial

Después de tres años con una ley de servicios judiciales digitales, un reglamento de aplicación y una plataforma diseñada con alto potencial, en el Distrito Nacional se implementa forzosamente la justicia digital debido a los problemas estructurales que presenta el edificio de la Corte de Apelación del Distrito Nacional, donde se albergaban la mayoría de las salas civiles y comerciales de la jurisdicción capitaleña.

En este artículo no voy a abordar las vicisitudes que han ocurrido por una implementación de la virtualidad al vapor en el caso del Distrito Nacional; sino que entiendo que es más práctico y con más valor, sugerir lo que considero mejoras necesarias para la virtualidad judicial en el Distrito Nacional, partiendo de la experiencia propia y de la conversada con otros colegas, de tal forma que esta curva de aprendizaje institucional sea menos traumática para todos los operadores jurídicos.

Así pues, aquí mis humildes sugerencias:

1. Hacer un rol de audiencia: increíblemente, los usuarios no tienen un rol de las audiencias, no saben el orden en que se están conociendo los proceso porque la calendarización en el rol general no es exacta en cuanto al orden y la hora. Algunos tribunales programan todas las audiencias a la misma hora (9:00AM) y, por tanto, sin un rol de audiencia, no se sabe cuál es el orden.
2. Habilitar líneas de comunicación con las secretarías de los tribunales: tenemos la virtualidad, tenemos la plataforma Acceso Digital e incluso en la página del Poder Judicial un bot asistente; pero se perdió el contacto humano. No hay una línea directa de comunicación con las secretarías de las salas ni con algún personal que pueda brindar información sobre los trámites que se hacen en la plataforma o resolver una urgencia, como sería el malfuncionamiento de un enlace o la ausencia de éste para una audiencia virtual. El teléfono es una herramienta de comunicación de gran poder y si se conjuga con un chat directo con la sala, pues mejor.
3. Organizar calendario de audiencias por horarios específicos: además del tradicional, lo ideal es que los tribunales organicen las audiencias con horas específica, con un intervalo máximo de 15 minutos entre cada una. Esto también supone un cambio cultural en nuestra práctica pues los jueces civiles deben llevar un mejor control del ritmo de la audiencia, incentivando a que cada parte sea más efectiva y eficiente en sus pedimentos.
4. Simplificar procesos de la plataforma: ya fue eliminada la traba de la vinculación por procesos, que hacía inoperante la virtualidad judicial. Ahora toca que los técnicos de Acceso Digital pongan su empeño en la simplificación de los trámites pues dada la brecha digital que existe en nuestro país, especialmente con personas de la tercera edad, pues, por ejemplo, imponer la compleción de formularios cuando ya la información consta en el expediente. Eso de volver a colocar los datos de las partes cada vez que se va a realizar cualquier trámite de un expediente es sencillamente inútil y entorpece la agilidad con que se pueden realizar las solicitudes por la plataforma.
5. Garantizar una retroalimentación inmediata: así como hay que simplificar, también es importante que ésta tenga una retroalimentación inmediata de la realización de cualquier trámite. No basta con la simple ventana auxiliar donde se genera la caratula del servicio; sino que debería haber un correo electrónico inmediato de confirmación, como teníamos en la época de la pandemia.
6. Establecer un mecanismo de aplazamiento de audiencias: urge habilitar una práctica estandarizada para que las partes, de común acuerdo, reenvíen una audiencia. Esto ahorraría mucho tiempo a los abogados y a los jueces. Quizás una forma es subir un enlace general de 8 a 9AM para que los interesados se conecten, le den las calidades a la secretaria del tribunal y coordinen la fecha de la nueva audiencia. Lo importante es que los tribunales encuentren este mecanismo y sea estandarizado en todas las salas, para mejor eficiencia.

Para que podamos salir adelante en esta nueva etapa de la jurisdicción del Distrito Nacional, es imperativo que cualquier mecanismo de mejora sea estándar y, por tanto, aplicado en cada una de salas. Aprovechemos este momento para que la virtualidad judicial sea una ampliación del acceso a la justicia de todas las personas.