La burocracia también habita en las empresas

El padre Benito, un sacerdote entrado en años, tenía una peculiar manera de corregir las conductas de sus feligreses. Cuando desde el púlpito advertía sobre alguna falta cometida en la comunidad, relataba con gracia las circunstancias, describía el pecado y extraía su correspondiente enseñanza moral, pero jamás revelaba el nombre del pecador. Sostenía que para corregir las costumbres bastaba con contar el pecado, sin necesidad de identificar a quien lo había cometido. Algo de aquella prudencia sacerdotal resulta oportuno para relatar dos experiencias recientes, vividas por quien suscribe, que ilustran hasta qué punto la burocracia también habita en el sector privado dominicano.

La primera transcurre en una entidad financiera. Se solicitó información sobre los movimientos de una cuenta bancaria correspondientes a los últimos cinco años para atender a un requerimiento de auditoría. Una operación aparentemente elemental que, utilizando las herramientas tecnológicas disponibles, debería consistir en introducir dos fechas en un sistema informático, generar un archivo y remitirlo electrónicamente. Esta tarea debiera tomar menos de un minuto de trabajo.

La respuesta del ejecutivo de cuentas fue primero un correo electrónico acompañado de un formulario que debía completarse. Una vez remitido, llegó una segunda comunicación. El documento necesitaba una firma. Se incorporó una firma digital, pero tampoco resultó suficiente. Debía firmarse físicamente. Cuando el documento regresó con la firma manuscrita, apareció una nueva condición. También necesitaba un sello físico. Y, para completar el itinerario, no bastaba con remitir electrónicamente el documento firmado y sellado. Había que enviarlo materialmente, con el consecuente tiempo y costos de mensajería.

Aquella consulta bancaria, susceptible de resolverse mediante unos pocos comandos informáticos, había terminado convertida en una peregrinación administrativa. Formularios, correos, impresiones, firmas, sellos, traslados y horas de trabajo consumidas en una operación cuyo propósito original era simplemente conocer los movimientos históricos de una siempre cuenta bancaria.

La segunda experiencia tiene por protagonista a una reconocida industria dominicana. Una organización le solicitó su colaboración para realizar un evento. Las autoridades de la empresa acogieron favorablemente la iniciativa y pidieron la documentación correspondiente. Se remitió una carta formal. La cual fue respondida solicitando una factura. Emitida la factura, se requirió que estuviera firmada, sellada y entregada físicamente. Fue necesario recurrir nuevamente otra vez al mensajero. Asimismo, como la organización solicitante no figuraba en el registro de proveedores de la industria, debía incorporarse mediante un formulario extraordinariamente extenso, con preguntas y requisitos cuya pertinencia resultaba difícil de comprender para la naturaleza de aquella colaboración. Completado el documento, nuevamente se exigieron firma, sello y entrega física.

El procedimiento consumió tanto tiempo que, cuando parecía finalmente concluido, surgió una dificultad adicional. La factura correspondía a un mes anterior al período en que la empresa pretendía registrarla. Fue necesario anularla, emitir otra, imprimirla, firmarla, sellarla y enviarla nuevamente mediante un mensajero.

Ambas experiencias poseen algo de aquel universo de Borges donde los procedimientos parecen multiplicarse indefinidamente, hasta que los medios terminan por devorar a los fines. Ninguna de las dos situaciones correspondía a una dependencia estatal. Eran organizaciones privadas lideres en sus sectores, con recursos tecnológicos y estructuras profesionales. Pero ambas reproducen prácticas administrativas anacrónicas, obsoletas,  propias de un mundo que ya debería dejar de existir.

No se trata de desconocer la importancia de los controles bancarios, la seguridad documental o las obligaciones legales. Se trata de distinguir aquellas exigencias indispensables de otras que sobreviven por inercia institucional, sin que necesariamente alguien haya examinado si todavía cumplen una función útil.

Max Weber comprendió que las reglas, las jerarquías y la especialización podían conferir previsibilidad y continuidad a las organizaciones modernas, pero el sociólogo Robert K. Merton, en 1940, advertía sobre una de sus consecuencias perversas. El desplazamiento de los fines ocurre cuando los procedimientos concebidos como instrumentos terminan convirtiéndose en objetivos autónomos. Lo importante deja de ser resolver el problema y pasa a ser demostrar que se ha cumplido la secuencia administrativa que algún burócrata en algún momento concibió y aprobó.

La evidencia empírica demuestra que este fenómeno trasciende al Estado. Barry Bozeman, Pamela Reed y Patrick Scott estudiaron en 1992 más de novecientas organizaciones de investigación públicas y privadas. Encontraron que las demoras burocráticas respondían a características de las tareas y relaciones organizacionales y no simplemente al tamaño o al sector de las instituciones.

Gary Hamel y Michele Zanini estimaron en 2016 que el exceso de burocracia gerencial representaba para Estados Unidos más de USD3 3,000 millones de dólares anuales en producción potencial perdida. Una estimación de sus autores, no una medición oficial ni directamente extrapolable a la República Dominicana, pero suficientemente significativa para comprender que la burocracia privada también tiene consecuencias económicas.

Nicholas Bloom y sus colaboradores demostraron experimentalmente, mediante intervenciones en empresas textiles de la India, que mejores prácticas gerenciales incrementaron la productividad un 17 % durante el primer año. Aunque el estudio no medía exclusivamente desburocratización, confirmó que la organización interna constituye un determinante fundamental de la eficiencia productiva.

La República Dominicana ha comenzado a abordar una parte importante del problema mediante el programa Burocracia Cero impulsado por el Consejo Nacional de Competitividad junto con otras instituciones gubernamentales.  Los avances comunicados por el programa resultan alentadores. En su balance de 2026 se reportaron 362 trámites optimizados en 71 instituciones públicas, además de importantes reducciones en los tiempos de respuesta. Son resultados oficiales que deben continuar sometiéndose a evaluación, pero que muestran la posibilidad de rediseñar procesos para devolver valor al tiempo de ciudadanos y empresas.

Sin embargo, aparece una contradicción que merece particular atención. ¿De qué sirve que el Estado reduzca de veinte días a dos la expedición de una autorización, si la empresa que la recibe necesita tres semanas adicionales para procesarla internamente? ¿Cuánto gana la productividad nacional con una aduana más eficiente si los departamentos de compras, contabilidad y administración de las empresas continúan operando bajo procedimientos que podrían haberse diseñado medio siglo atrás?

La productividad no termina en la puerta de una institución pública. Se construye, o se destruye, diariamente dentro de las organizaciones privadas.

De allí surge una propuesta concreta. El Consejo Nacional de Competitividad podría promover un capítulo complementario de Burocracia Cero Empresarial, en colaboración con el CONEP, AIRD, ADOZONA, universidades y organizaciones empresariales. No para imponer nuevas regulaciones al sector privado, lo cual constituiría una paradoja difícil de justificar, sino para ofrecer asistencia técnica, metodologías de simplificación y herramientas de transformación cultural a las empresas interesadas en avanzar hacia una cultura digital que no se resuelve únicamente con la incorporación de tecnología.

El esfuerzo podría comenzar con las empresas lideres, particularmente aquellas que articulan extensas redes de clientes y proveedores. La revisión de sus procedimientos administrativos tendría un efecto multiplicador sobre numerosas organizaciones que, por exigencias de sus principales contrapartes comerciales, terminan reproduciendo los mismos formularios, documentos físicos y circuitos administrativos innecesarios.

Se trataría de reducir tiempos, identificar autorizaciones redundantes, eliminar documentación repetida, incorporar firmas electrónicas cuando correspondan y aprovechar la interoperabilidad de los sistemas informáticos. Y sobre todo, de promover una cultura gerencial que frecuentemente confunde multiplicar controles con administrar responsablemente.

La propuesta guarda relación directa con Meta RD 2036 y su aspiración de duplicar el PIB. Alcanzar semejante propósito requiere inversión, capital humano, innovación y aumentos sostenidos de productividad. Pero exige también recuperar las miles de horas que cada día desaparecen en procedimientos improductivos; en el sector público por supuesto, pero también en las empresas privadas.

Quizás la burocracia más persistente sea aquella que ha dejado de reconocerse como tal. La que se presenta como prudencia cuando es temor a decidir, como coordinación cuando es superposición de jerarquías y como control cuando únicamente distribuye la responsabilidad hasta volverla irreconocible.

Burocracia Cero podría encontrar una nueva dimensión si su experiencia se extendiera, mediante cooperación voluntaria, al universo empresarial. Las grandes compañías tendrían entonces la oportunidad de transformar sus propias prácticas y contribuir a que esa cultura de simplificación alcanzara progresivamente a clientes, proveedores y pequeñas empresas.

El padre Benito probablemente habría aprobado semejante iniciativa. Después de todo, nunca pretendió condenar a sus feligreses, sino ayudarlos a corregir sus costumbres. De eso se trata también la desburocratización. No de señalar culpables, sino de transformar comportamientos. Porque el tiempo perdido no distingue entre lo público y lo privado. Y el desarrollo, menos todavía.

Referencias bibliográficas

Bloom, N., Eifert, B., Mahajan, A., McKenzie, D., & Roberts, J. (2013). Does management matter? Evidence from India. The Quarterly Journal of Economics, 128(1), 1 a 51.

Bozeman, B., Reed, P. N., & Scott, P. (1992). Red tape and task delays in public and private organizations. Administration & Society, 24(3), 290 a 322.

Consejo Nacional de Competitividad. (2024). Logros e impacto del Programa Burocracia Cero (2020 a 2024).

Consejo Nacional de Competitividad. (2026). Burocracia Cero y Meta RD 2036. Los pilares estratégicos que transforman el presente y aseguran el futuro de la nación.

Hamel, G., & Zanini, M. (2016). Excess management is costing the U.S. $3 trillion per year. Harvard Business Review.

Merton, R. K. (1940). Bureaucratic structure and personality. Social Forces, 18(4), 560 a 568.

Weber, M. (1978). Economy and society. University of California Press.