En nuestro país, en más de una ocasión, la implementación de avances tecnológicos en instituciones y procesos cruciales para la vida nacional se ha visto restringida por el marco legal vigente. Un ejemplo claro de esta situación es el caso del registro civil dominicano, el cual, hasta la promulgación en enero de 2023 de la Ley Orgánica de los Actos del Estado Civil No. 4-23, estuvo regulado por una ley que data del 1944 (Ley No. 659-44).
La pasada ley, adaptada al contexto de inicios del siglo veinte con un modelo descentralizado de la gestión del registro civil y las oficialías, requería el registro manuscrito de los actos del estado civil, trayendo consigo una serie de debilidades tales como, la posibilidad de errores humanos, pérdida de información debido a deterioro de los libros, manipulación de los registros con fines ilegítimos y, dificultades en la identificación de información clave debido a la variabilidad de la tipografía.
A pesar de superar ese modelo de gestión descentralizado e implementar avances tecnológicos como la digitalización de las actas, debido al mandato legal de la misma ley seguía siendo necesario el registro manuscrito de éstas, así como el de las notas de correcciones y enmiendas en sus márgenes.
Esta doble gestión, tanto en formato físico como digital, generaba duplicidad de esfuerzos y aumentaba la probabilidad de errores; además, el proceso de identificar y corregir errores se volvía aún más complejo debido a la necesidad de intervenir manualmente y de forma reiterada los libros y folios, afectando la eficiencia e integridad del proceso y resultando inevitablemente en el deterioro de estos documentos, que no solo representan registros legales, sino que también son documentos que tienen un valor histórico al contener en su haber la identidad misma de los (as) dominicanos (as).
La transición hacia la era digital se convirtió en una necesidad apremiante para superar estas limitaciones y garantizar la calidad y confiabilidad de los registros de los actos del estado civil, por lo que la entrada en vigor de la nueva Ley No. 4-23 marca un hito en la modernización del registro civil en la República Dominicana, incorporando avances tecnológicos que permitirán superar, entre otras cosas, los problemas asociados al registro manuscrito de los actos del estado civil y la falta de interoperabilidad entre el registro civil y las instituciones responsables de generar los insumos requeridos por este.
Los siguientes cambios prometen una gestión más eficiente, precisa y segura del registro civil, sentando las bases para un sistema moderno y confiable en beneficio de la sociedad dominicana:
- Cambio del registro manual al electrónico
El núcleo fundamental de la innovadora Ley No. 4-23 se encuentra en la eliminación del registro manuscrito y la incorporación del registro electrónico de los actos del estado civil, el cual se hará a través de un sistema informatizado del registro civil, alineado con la nueva ley y las buenas prácticas en su materia. Asimismo, dicho cambio marca un avance significativo en la integridad del proceso de registro, ya que incorpora la adopción de firmas digitales sustentadas por certificados electrónicos cualificados provistos a los oficiales del estado civil. Cada registro electrónico será autenticado mediante firmas digitales, confirmando la validez y la autoría del acto registrado.
Esta innovación no solo agiliza el proceso, sino que también añade un nivel de seguridad y autenticidad que fortalece la confianza en los registros. Además, considerando su importancia histórica, se imprimirá una copia física de cada registro electrónico para su archivo y resguardo, asegurando su preservación en formato físico a largo plazo como documentos históricos valiosos.
- Captura de datos biométricos
La nueva ley dispone capturar y autenticar de manera precisa los datos biométricos de los declarados y declarantes durante el proceso de registro de un acto del estado civil. Esta valiosa información, que incluye características únicas como huellas dactilares y/o fotografías faciales, asegurará que los sustentantes del registro sean identificados con una exactitud sin precedentes.
Lo anterior posibilita la ratificación de la correspondencia inalterable, la eliminación de cualquier posibilidad de error humano o malversación de información, así como la prevención del fraude y la suplantación de identidad, permitiendo preservar la integridad del sistema de registro civil.
- Sistema Nacional del Registro Civil
La joya de la corona de la Ley No. 4-23 es la creación del Sistema Nacional del Registro Civil (SINREC). La ley lo define como el “(…) conjunto de recursos, mecanismos administrativos, organización, provisión de servicios y ejecución de acciones responsables tendentes a garantizar el registro, control y archivo de los hechos vitales y actos del estado civil de las personas, la provisión de servicios a la ciudadanía, en cumplimiento a las leyes, sentencias de los tribunales y resoluciones de la Junta Central Electoral, con el concurso de órganos bajo la coordinación de la Junta Central Electoral y la colaboración de organismos que ejecuten acciones relacionadas con el Registro del Estado Civil”.
A través del sistema se obliga a todas las instituciones públicas que producen insumos que afectan el registro civil a estar interconectadas, consolidando y centralizando la gestión de datos. Uno de los ejemplos más notorios es el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MISPAS), el cual, de acuerdo con las nuevas disposiciones, debe compartir y transmitir de manera electrónica a la JCE los registros correspondientes a los certificados de nacidos vivos y de defunción.
En este caso, obtener los datos desde la misma fuente generadora de información, no solo permite verificar la autenticidad de los certificados de nacidos vivos y de defunción, sino también que contribuye a la reducción o eliminación del subregistro, situación que persiste a pesar de los esfuerzos de la JCE, en coordinación con el MISPAS, para dotar a cada centro de salud de delegaciones del registro civil.
Consideraciones finales
En última instancia, estos avances tecnológicos allanan el camino para un registro civil más transparente, confiable y moderno. La Ley No. 4-23 no solo contribuirá a superar las limitaciones previas, sino que también sienta las bases para un proceso de registro de los actos del estado civil más eficiente y seguro, alineado con los estándares internacionales y adaptado a las necesidades y desafíos del siglo XXI. Esta transformación no solo beneficia a la ciudadanía y las instituciones involucradas, también contribuye a la consolidación y fortalecimiento de nuestro sistema de identidad el cual se beneficia indudablemente del fortalecimiento y modernización del registro civil.
En resumen, la nueva ley representa un paso audaz hacia la modernización y mejora continua de uno de los pilares fundamentales de la vida de cada ciudadano: el registro de sus actos del estado civil.