Las salas de crisis o de situación, como se conoce en el mundo de las emergencias, son espacios diseñados para que un grupo de profesionales participen en el monitoreo y evolución de uno o más eventos que amenacen con afectar a un país.

El monitorear, declarar alertas, activar planes y decidir quiénes y cómo se actúa frente a una eventualidad, hacen ver que este instrumento es necesario para la coordinación efectiva de una respuesta.

La Defensa Civil cuenta con una sala de crisis preparada para recibir y analizar informaciones del territorio, datos que luego son utilizados en la toma de decisiones para atender la urgencia. La organización recibe todos los detalles de cuanto ocurre en el territorio desde sus salas de situaciones instaladas en cada rincón del país.

Las informaciones son recopiladas por los representantes de las entidades que conforman los comités municipales y provinciales de prevención, mitigación y respuesta. Luego, la Defensa Civil local envía a la sala de crisis de la central un resumen de lo acontecido y el organismo facilita al centro de operaciones de emergencias la síntesis.

El centro de operaciones de emergencias es la instancia del sistema que informa a la población sobre lo que sucede, emite las diferentes alertas, coordina las operaciones de la respuesta y explica las acciones que estén en desarrollo mientras dure el evento.

Defensa Civil, por ser una de las principales organizaciones de socorro en el terreno, tiene la función de llevar la secretaría de los comités en los niveles territoriales, según mandato de ley 147-02. Por la naturaleza de la misma le toca recoger todas las informaciones levantada sobre la evolución del evento y pasarla a la entidad vocera.

El proceso de operatividad de una sala de crisis inicia con las condiciones de emergencias, la cual puede aumentar o disminuir. En los dos momentos anteriores la Defensa Civil empieza a recibir desde las estaciones municipales y directores provinciales las informaciones que acontecen.

De ahí que, los que integren el espacio de los comités y las personas que despachan informaciones desde el lugar de la crisis, deben ser parte esencial de la sala de situación y estructura provincial y municipal, espacios que siempre deberán ser encabezados por las gobernadoras, alcaldes y directores de la Defensa.

Las informaciones procesadas por las salas de crisis en la sede, procedentes del territorio, requieren de una atención especial por ser la misma información que se comparte a los mandos superiores para las acciones y decisiones que se tomarán. Y son las mismas que se difunden en la población.

En ocasiones de lluvias entidades particulares reportan desde distintos puntos del país hechos que, aunque el fin es el de comunicar para mantener al día a la central y a la población en sentido general, esa práctica perturba la guía protocolar que debe seguirse frente a estos casos.

Las entidades ausentes del espacio de coordinación de las gobernaciones no deben informar directamente a la sede. Las notas con informaciones de lo que ocurre en el nivel provincial y municipal debe llegar por la vía de la Defensa Civil después de ser admitidas por las gobernaciones.

El cumplir los protocolos de comunicación es fundamental, porque evita confusiones y duplicidad de información. Los boletines tienen que ser administrados y despachados por la autoridad del territorio, quien está autorizada para proceder conforme evoluciona la emergencia y está preparada con anticipación para el evento.