“Empieza por hacer lo necesario, luego haz lo posible y de pronto estarás haciendo lo imposible”– San Francisco de Asís.
La complicada situación financiera y administrativa encontrada en el Inabie en noviembre de 2021, junto con una profunda crisis reputacional, exigía a la dirección ejecutiva la implementación inmediata de un plan de acción. Sus directrices orientadoras incluían la reestructuración de las finanzas y el pago rápido de las deudas millonarias acumuladas desde 2018 y anteriores. Además, se buscaba la reorganización del equipo de compras y contrataciones y su reforzamiento con personal competente.
Al mismo tiempo, se diseñaron y planificaron los procesos de compras y contrataciones para los periodos 2022-23 y 2023-24, asegurando el cierre adecuado de los compromisos pendientes del Programa de Alimentación Escolar (PAE), una obligación crítica en la misión de la institución. Debían identificarse, documentarse y aprobarse los procesos clave del instituto, introducir y poner en funcionamiento nuevos softwares y herramientas de gestión para mejorar la eficiencia, y realizar un inventario de los activos fijos y otros recursos, modernizando la gestión de almacenes para apoyar los programas esenciales.
Además, el equipo se enfocó en mejorar las actividades de supervisión y control, tanto a nivel central como a escala nacional, siguiendo las Normas Básicas de Control Interno (Nobaci) y la gestión de riesgos. Se previó el reforzamiento de la unidad de gestión alimentaria en sus aspectos clave. Finalmente, se diseñó y aprobó a corto plazo una nueva estructura organizativa que se ajustara adecuadamente a la importancia y desafíos de la misión institucional.
Este plan de acción de mediano plazo derivaba de diversas situaciones, como los retrasos en los pagos a proveedores; múltiples incumplimientos detectados en los registros financieros y contratos que requirieron consultas recurrentes a las autoridades pertinentes; deficiencias en los registros financieros que dificultaron los pagos oportunos, y hallazgos de irregularidades en los procesos de licitación.
Cabe destacar también problemas en el Portal Transaccional (DGCP) relacionados con la mala gestión de los programas del Inabie y deficiencias en la plataforma misma. Se encontraron 2,400 contratos vencidos que requerían certificación por parte de la CGR tras el cumplimiento de obligaciones tributarias y otros requisitos. Además, se necesitaban correcciones urgentes en expedientes de procesos a través de actas y actos rectificativos o aclaratorios, junto con la elaboración de nuevas adendas que involucraban consultas continuas con la CGR.
Los procesos de compras y contrataciones también presentaban desafíos significativos. Se encontraron contratos fuera del proceso establecido, adjudicaciones sin sustento en actas, designaciones en lugares ocupados y adjudicaciones basadas en notificaciones administrativas. Hubo contratos sin la asignación de sus titulares y fue necesario reconstruir en detalle los "procesos de peritaje" del período anterior. Además, se identificaron diversos casos de impugnación de procesos.
Sorprendentemente, la Dirección Jurídica, el Departamento de Compras y Contrataciones, y el comité de compras carecían de documentación para respaldar sus acciones administrativas.
También se observó que los requerimientos operativos no estaban consolidados (múltiples requerimientos para un mismo rubro de manera constante). La configuración de los procesos en el Portal no coincidía con los pliegos de condiciones, y las adjudicaciones no seguían adecuadamente las especificaciones técnicas. Se encontraron adjudicaciones a oferentes con precios más altos y casos de incumplimiento de los requisitos de Mipymes por parte de los adjudicatarios.
Hubo adjudicaciones sin tener en cuenta la oferta económica y ofertas configuradas en cantidades generales cuando los pliegos demandaban lotes específicos. Los actos administrativos carecían de numeración y fechas en el orden cronológico. Se notaron discrepancias entre las notificaciones de adjudicación y las actas correspondientes, y en algunos casos, las adjudicaciones no coincidían con las actas. Se identificaron errores en la estimación del valor de pólizas e impuestos, y faltaban soportes administrativos para las decisiones tomadas por el comité de compras. Las actas notariales de comprobación presentaban múltiples errores, lo que resultó en diversas incidencias en el Portal Transaccional y retrasos en los pagos, entre otros problemas notables.
Además, como resultado de la gestión deficiente anterior, los proveedores ejercían una fuerte presión mediática de manera periódica. Se organizaron reuniones de trabajo con las empresas proveedoras para explicarles la complejidad de la situación heredada. Sin duda, superar esta difícil situación requería el compromiso y la determinación de un equipo de excelencia.