Existe cierto consenso en el mundo empresarial y de las organizaciones: a partir de la COVID-19 la forma de administración y gestión cambiará radicalmente. La mayoría de las entidades se han visto conminadas a realizar ajustes importantes en sus sistemas de gobierno, principalmente en la capacidad de actuar de manera remota. Sin embargo, esta nueva realidad tiene grandes implicaciones no solo en las formas (reglas), sino también en el fondo (gestión). Dentro de este océano de implicaciones, a continuación, abordamos tres de alto impacto:
Normas internas. Sin desmedro de la capacidad que han mostrado las organizaciones para operar a distancia en medio de la crisis, la ausencia de normas internas para este tipo de actuación ha sido una constante resaltada por administradores de diferentes jurisdicciones. Así también ha sido señalada por directores y ejecutivos dominicanos en la reciente encuesta de gobierno corporativo en tiempos de crisis.
En nuestro caso, la mayoría de las entidades han enfrentado escenarios en los que su normativa interna (Estatutos sociales y políticas de gobernabilidad) no establecía reglas específicas en relación con la gestión a distancia, o simplemente se limitaba a citar la habilitación general prevista en la legislación societaria vigente. Sin embargo, por todo lo que implica, las responsabilidades involucradas, los diferentes niveles de gestión e incluso, debido a los cambios propios que conlleva una administración de este tipo, tener una clara determinación y organización por escrito resulta fundamental.
La normativa de este tipo de gestión -que será cada vez más la regla y no la excepción- es esencial no solo porque permite establecer el marco de acción preciso para casos de crisis, sino también porque debe solventar temas esenciales que son únicos de un gobierno a distancia y cuyos vacíos representan importantes riesgos jurídicos, de gestión y reputación. No basta con prever que los diferentes órganos de propiedad y administración puedan sesionar a distancia, sino cómo, cuándo y bajo qué estándares.
La normativa interna debe lidiar con la legislación vigente para poder dotar a este tipo de gestión de seguridad y certeza jurídica y continuidad. Existen preguntas claves que este modelo debe responder, entre ellas: ¿las reuniones a distancia seguirán siendo la excepción o la regla? ¿habrá temas reservados para reuniones presenciales? ¿cómo fomentar una participación activa a distancia? ¿la calidad de la señal de conexión determinará la calidad de la participación? ¿qué rol jugará la grabación -si existe- de las sesiones? ¿cuáles serán los criterios de seguridad de la información? ¿cómo se asegurará la expresión y registro del voto? ¿las actas seguirán requiriendo una firma física para su validez? ¿cómo asegurar la calidad de la información para la toma de decisiones? ¿una reunión al mes será el estándar correcto?
Estas preguntas pueden parecer simples, pero el ejercicio de responderlas nos señala un evidente cambio en la tradicional gestión organizacional. A su vez, este aspecto no solo abarca las normas internas relacionadas directamente con la organización de las reuniones a distancia, sino diferentes políticas internas que se ven afectadas por esta forma de gestión y toma de decisiones. Esto, con sus variables, aplica tanto para órganos de propiedad (Asambleas) como de administración (Consejos de administración, consejo de gerentes, etc.).
A lo anterior debemos sumar una exigua regulación externa, es decir, limitadas disposiciones legales o reglamentarias sobre la gestión a distancia que, en lo poco previsto, parecen no favorecer un modelo flexible, y que por tanto se traduce en limitaciones para el buen gobierno y para la formalización de actuaciones y transacciones ante los entes públicos o privados con funciones de registro y publicidad. Al respecto ya nos hemos referido en este artículo: la crisis y el gobierno corporativo a distancia.
Apoyo logístico. La existencia de diferentes plataformas para la reunión e interacción a distancia ha sido el principal pie de amigo en este período de crisis. Sin embargo, un correcto sistema de gobierno requiere ir más allá de asegurar las sesiones virtuales. Por un lado, como se comenta en el punto anterior, este proceso debe estar correctamente reglado. Hacia el futuro ya no se puede alegar como innecesaria su regulación interna. Por otro lado, el apoyo logístico debe abarcar, al menos: i) plataformas seguras para acceso e intercambio de información; ii) presentación de información constante y precisa; iii) comunicación efectiva entre miembros, administradores y los diferentes stakeholders; iv) seguridad de los mecanismos de comunicación remota; v) protección de la integridad de la información; vi) reglas de confidencialidad; y, vii) acceso a dispositivos electrónicos fiables y con estándares mínimos similares de funcionamiento.
Este apoyo resulta esencial para materializar la participación segura en las reuniones de los diferentes órganos de la entidad. Se traduce, por tanto, en elemento vital para asegurar lo que constituye al mismo tiempo un derecho y un deber fiduciario: la participación activa de socios y administradores. Sin ello, el resto del sistema hace agua.
Cultura. Un aspecto poco tratado, pero, a nuestro juicio, quizá el más relevante a largo plazo, es el cambio de cultura de gestión que implica esta nueva realidad. Constituye una tarea tan importante como compleja, de la cual aún no se refleja su magnitud debido al estado de shock inicial de la crisis y al modo de supervivencia en el que aún estamos.
Las sesiones a distancia requieren de una mayor cultura de buen gobierno. Mayor conocimiento de lo relevante y esencial de una buena gestión. En el modelo a distancia ya no serán posibles sesiones de seis horas. Las personas deben modificar su conducta y asegurar mayor concentración e implicación en un mayor número de reuniones de menor duración. Las interacciones de las personas deben ser más efectivas y en base a una idea clara -y constante- de los retos que la distancia impone. Se requiere mayor consciencia sobre la seguridad de la información, la confidencialidad y la protección de datos.
Estamos en la antesala -quizá ya en la sala- del llamado governance in motion. Los órganos de propiedad y administración -y otros órganos de gobierno-, así como los otros ámbitos transversales del gobierno corporativo, asumen una forma más estrecha y constante de interacción. La estrategia se diseña cada día y la supervisión se realiza en tiempo real. Esta realidad requiere un cambio de cultura ante un “gobierno sin pausa”. No solo se trata de poder unirse a la sesión virtual, sino de consolidar una completa gestión remota eficiente y efectiva.
Preocupa leer o escuchar en estos días opiniones en el sentido de que esta nueva realidad lleva a un sistema de gestión que disminuye costos, acelera la toma de decisiones y reduce, por ejemplo, las largas jornadas y reuniones. Esta es una verdad a medias. Este modelo trae importantes retos: fomentar correctas participaciones (cantidad y calidad), gestionar los llamados riesgos de decisión, evitar la cooptación de órganos, alcanzar la integración entre lo virtual y lo presencial sin afectar la efectividad y asertividad de la gobernabilidad, lograr una administración consciente de sus funciones en una nueva era, así como colocar la ciberseguridad y la protección de datos como eje transversal del sistema; en definitiva, asegurar la calidad de la gestión a través de una robusta cultura de gobierno corporativo.