Cuando sea el momento de reincorporarnos a las labores, algunas cosas habrán cambiado, nosotros ya lo hemos hecho. Debemos respetar las directrices emanadas del gobierno en ocasión al distanciamiento, lo que implica realizar ciertos ajustes en nuestra vida cotidiana (algunos ya implementados con el trabajo a distancia).
La pandemia, sin lugar a dudas, nos ha dejado como herencia una nueva forma de hacer los negocios, en particular a los sujetos obligados por la Ley 155-17 sobre el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo.
Como resultado de todo lo que hemos experimentado, me pregunto ¿hasta dónde deberíamos llegar con las adecuaciones en procura de mantenernos sanos y salvos? ¿Cómo podemos dar cumplimiento a todas nuestras obligaciones, incluyendo las legales, sin exponernos? Aquí algunas ideas.
1. Acceso físico a los establecimientos o domicilios sociales. En oficinas donde dos o más personas compartan espacio, turnar el personal que asiste de forma presencial a la oficina, a fin de mantener el distanciamiento social, sería conveniente. Cada vez será menos necesario que todos los empleados de una entidad o empresa compartan espacio al mismo tiempo. Si algo se ha demostrado en las últimas semanas, es que es posible realizar el trabajo sin tener presencia física, todos y al mismo tiempo, en el domicilio social.
Debe considerarse la interrupción del acceso a espacios de trabajo con el uso de las huellas de los colaboradores. Algunos edificios empresariales ya contemplan el reconocimiento facial como parte de los protocolos de acceso.
2. Comunicación Institucional. Este proceso implica un trabajo efectivo de comunicación entre colaboradores. Establecer normas adecuadas de trabajo a distancia de forma que cada colaborador tenga claro lo que debe hacer, cuál es su trabajo y la forma en que lo debe hacer (también la supervisión se realiza a distancia).
3. Mantener en vigencia los procesos creados para los negocios a distancia. Sería una buena práctica continuar operando bajo los nuevos modelos creados, con las herramientas tecnológicas que permitan mantener el distanciamiento social, incluido el proceso de firma de las documentaciones, uso de firmas digitales, entre otras. En el mundo financiero, ya hoy es una realidad que podemos crear y consultar expedientes digitales, con la única condición que los mismos, por disposiciones legales, deberán ser conservados por un período de diez (10) años.
4. Remisión de documentos societarios y reportería electrónica a las entidades gubernamentales. Esta forma de operar debería hacerse extensiva a todas las entidades, incluyendo los procesos de registro de documentos como las asambleas ordinarias de accionistas y su inscripción ante las Cámaras de Comercio y Producción como requisito previo a su registro en entidades gubernamentales.
El punto anteriormente mencionado implicaría la revisión del marco legal actualmente vigente en la República Dominicana, a fin de adecuar determinados requerimientos, como el establecimiento del domicilio social en una asamblea de accionistas, las firmas digitales en dichas documentaciones (particularmente en las actas de reuniones), el uso de los sellos sociales, y que todo esto sea aceptado para fines de inscripción de documentos en Registro Mercantiles, Registros de Títulos, entre otros.
Igualmente, deberá tomarse en consideración el requerimiento de legalizar firmas en documentaciones de carácter privado. Hoy tenemos un ejemplo de cambio en este sentido, dada por la Ley No. 45-20 de Garantías Mobiliarias, ley que en su artículo 15 dispone que para la constitución de garantías mobiliarias no se requiere de formalidades, pudiendo constituirse por escritura pública, actos bajo firma privada con o sin firmas legalizadas, en documento electrónico con o sin firma digital.
5. Programas de Capacitación. Los sujetos obligados por la Ley 155-17 antes referida, y las normativas sectoriales en la materia, este año deberán realizar ciertos ajustes a sus programas de capacitaciones. Algunos reguladores o supervisores precisan el depósito de estos programas con anticipación y es un deber de las áreas de cumplimiento supervisar que el mismo se llevo a cabo en la forma propuesta.
En tal sentido, una recomendación sería crear aulas virtuales o cursos virtuales de manera que no tengan que impartirse las mismas de manera presencial, lo cual implicaría reunir, en un mismo espacio físico, a todos los colaboradores, incluyendo los miembros del Consejo de Administración o Juntas Directivas que también deben recibir estas capacitaciones.
Asimismo, pueden emplearse plataformas internas para realización de los mismos, recurrir a los denominados webinars, lives tan ampliamente utilizados en estos tiempos, entre otros (dejando evidencia de los mismos, por ejemplo, estos pueden ser guardados y se puede llevar un registro o control de quienes acceden a los mismos). Ahora debemos propiciar más que nunca la educación en línea o el e-learning.
Nuestro mundo ya ha cambiado, en nuestro presente estamos viviendo la realidad inminente del futuro virtual.