¿Qué es Organización y Métodos?
Lo primero es responder a la siguiente pregunta: «¿Qué es Organización y Métodos?» La respuesta no es compleja: es el nombre de un campo de especialización de la Administración de Empresas que persigue la óptima eficiencia en las operaciones de las organizaciones mediante la aplicación del método científico, en el estudio de la estructura y sus procedimientos. Se suele abreviar así: OYM. Su origen se remonta a los años 40 del Siglo XX.
Cabe decir que partir de la última década de los 80 del citado siglo tuvo lugar un boom en el ámbito de la teoría organizacional mundial, especialmente en Japón, Europa y Estados Unidos de América. Se pusieron en boga nuevos enfoques y teorías organizacionales, surgiendo nuevos términos para explicar los estudios administrativos realizados tanto dentro de las empresas de capital privado como en las del sector gubernamental: Benchmarking, Calidad Total, Coaching, Downsizing, Empowerment, Just in Time o Justo a Tiempo, Outsourcing o Subcontratación, Reingeniería y la Teoría Z, por ejemplo.
Todo ese movimiento teórico contribuyó a que la Organización y Métodos terminara, como disciplina administrativa, siendo asumida como parte de un campo de estudio más abarcador y que a pesar de haber surgido en 1962 experimentó un nuevo impulso en la década de los 90: el Desarrollo Organizacional (DO), cuyo alcance comprende el cambio en la cultura organizacional, tomando en cuenta a las personas en su interrelación con el ambiente para facilitar el desarrollo institucional.
¿Cuál es el rol del Asesor en Organización y Métodos?
Un Asesor en Organización y Métodos es un agente endógeno de cambio organizacional importante en todo proceso de mejora continua del sistema administrativo de cualquier institución, ya sea del sector público o privado. Desempeña una actividad eminentemente intelectual, de análisis.
En cuanto al rol del asesor en Organización y Métodos y a la naturaleza de su función, es importante resaltar que el mismo no tiene autoridad para dirigir dentro de la institución ni para tomar decisiones delicadas en nombre de la dirección. No tiene ninguna facultad directa para decidir cambios y aplicarlos: solo tiene autoridad de staff y por lo único que debe responder es por la calidad e integridad de su asesoramiento; los directivos o elementos con autoridad de línea asumirán toda la responsabilidad que se derive de la aplicación de sus consejos. Su práctica básica y su arte estriban no sólo en dar el consejo correcto, sino en darlo de manera adecuada, a la persona debida y en el momento oportuno.
La intervención del asesor en Organización y Métodos es de vital importancia en todo proceso de cambio organizacional generado por los cambios de autoridades y de parte importante de los recursos humanos, como suele acontecer en los cambios de gobierno en el caso del Estado: hay una interacción dialéctica entre la institución y las personas que la integran.
Algunas de las características propias de un buen Asesor en Organización y Métodos
- Tener buena disciplina, ser organizado
- Ser emprendedor, tener iniciativas
- Tener confianza en sí mismo y ser persistente
- Tener competencia intelectual
- Ser estudioso y analítico
- Poseer espíritu investigativo
- Mostrar una elevada capacidad para la solución de problemas.
- Ser creativo
- Ser cortés y sociable
- Poseer buena aptitud para las relaciones interpersonales
- Tener capacidad para comunicar y persuadir
- Ser hábil como mediador en conflictos laborables
- Tener amplios conocimientos del campo de su asesoría (Organización y Métodos)
Es importante resaltar que la buena aptitud implica lo siguiente: «orientación hacia el aspecto humano de los problemas, receptividad ante los nuevos puntos de vista expuestos por los demás, capacidad para ganarse la confianza y el respeto, capacidad para transmitir sus conocimientos y capacidad para despersonalizar los problemas»
Algunas de las tareas esenciales del Asesor en Organización y Métodos
Para fines didácticos, ubiquemos al Asesor en Organización y Métodos en un organismo de la Administración Pública dominicana. En un ministerio, por ejemplo:
1.Proponer la aplicación de una metodología de trabajo científica que contemple el análisis o diagnóstico a profundidad del esquema administrativo, operativo y de control interno vigente para identificar las debilidades y fortalezas y en función de ello establecer un plan de mejoras en el ministerio incluyendo su sede y sus dependencias.
2.Velar por la optimización, mediante ese diagnóstico, de los procesos y de la estructura formal del organismo, así como la formalización y estandarización de su funcionamiento mediante el diseño e implementación de un sistema administrativo eficiente y eficaz que abarque tres aspectos fundamentales: a) Políticas institucionales, que definen el marco general de acción; b) Cargos y funciones, que facilitan el agrupamiento en unidades administrativas de las actividades a ser realizadas; y c) Procedimientos de trabajo, que permitirán formalizar y estandarizar, paso a paso, los procesos más importantes.
3.Recomendar, mediante la formulación de propuestas formales y tomando en cuenta la adecuación y actualización de las estructuras organizativas, lo siguiente: optimizar los métodos de trabajo utilizados, simplificar los procedimientos vigentes y mejorar la distribución de los espacios.
4.Ser enlace entre el Ministerio de Cultura y el Ministerio de Administración Pública durante el proceso de desarrollo de proyectos orientados al mejoramiento de la estructura organizacional.
5.Ayudar a identificar problemas relacionados con las políticas institucionales, con la estructura organizacional, con los métodos y procedimientos de trabajo a fin de recomendar mejoras en el sistema administrativo general o en áreas específicas del ministerio o de alguna de sus dependencias.
6.Brindar apoyo a la Dirección de Planificación y Desarrollo ―a través de su División de Desarrollo Institucional― en lo referente al diseño y elaboración de los productos siguientes: manuales de normas y procedimientos, de organización, de descripción de cargos y de políticas; diagramas de procesos, estudios de clima organizacional y mejoramiento en las relaciones sede / dependencias.
Lo que debe saber el Asesor en Organización y Métodos
En la Administración Pública dominicana existe una base legal que rige el sistema de organización y reorganización de las instituciones del Estado. Es el Ministerio de Administración Pública (MAP), conforme a la Ley Núm. 247-2012, el «órgano rector del fortalecimiento institucional» (Art. 85), por lo que entre sus funciones se encuentran las siguientes:
1.«Diseñar las orientaciones y procesos de reestructuración de la Administración Pública y proponer, en el marco de los planes nacionales de desarrollo y de los recursos presupuestarios disponibles, las reformas de las estructuras orgánica y funcional de la Administración Pública, velando, en cada caso, por la actualización y simplificación de los trámites, incluido el desarrollo de ventanillas únicas de trámites y servicios».
2.«Emitir, con carácter obligatorio, dictámenes sobre los proyectos de creación, fusión, división y supresión de todo órgano o ente administrativo nacional, así como de sus estructuras internas».
3.«Revisar y aprobar los manuales de procedimiento que eleven a su consideración los organismos u órganos de la Administración Pública».
En cada ministerio existe una unidad administrativa denominada Dirección o Departamento de Planificación y Desarrollo, responsable de ejecutar lo concebido en la ley en materia de desarrollo institucional, pero bajo la asistencia técnica y supervisión del Ministerio de Administración Pública.
Finalmente, es importante citar lo establecido en el Artículo 27 de dicha ley en lo referente a la organización interna de los ministerios: «La organización interna de los ministerios será establecida mediante reglamento del o de la Presidente de la República, a propuesta del Ministerio de Administración Pública, de conformidad con los principios rectores y reglas básicas de organización y funcionamiento de la Administración Pública establecidos en la presente Ley orgánica».
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*MIGUEL COLLADO. Tiene una Licenciatura en Administración de Empresas, un Grado Asociado en Contabilidad y Auditoría y un Diplomado en Alta Gerencia Inmobiliaria. Enseñó organización y Métodos por casi 20 años en la Universidad Interamericana (UNICA) y el Instituto de Capacitación Tributaria (INCAT, hoy CAPGEFI) del Ministerio de Hacienda. Fue Asesor en Organización y Métodos de la Dirección General de Aduanas y del Instituto Agrario Dominicano (IAD). Tiene inédita la obra «Fundamentos de Organización y Métodos (Apuntes de cátedra)».