El pasado martes 27 de mayo, el periódico Diario Libre trajo un reportaje dando cuenta de un proceso seguido para adquirir electrodomésticos para regalar el día de las madres, por la Cámara de Diputados.
Sobre ese proceso la noticia fue, al margen de la pertinencia o no de los regalos, que las empresas que resultaron adjudicadas no están inscritasen el rubro de electrodomésticos, en el Registro de proveedores del Estadoque administra la Dirección General de Contrataciones Públicas.
Sin entrar a valorar la pertinencia o no del motivo de la adquisición, Contrataciones Públicas informa que las empresas declaradas adjudicatarias del proceso se encuentran inscritas en el rubro de artículos del hogar, que es el que corresponde a electrodomésticos, también en otros incluido el de alimentos y bebidas y en otros más. En el proceso de auditoría al RPE que realiza Contrataciones Públicas ha encontrado empresas inscritas que tienen los 44 rubros.
Ante esta situación y sobre todo para la adquisición de bienes, la experiencia no necesariamente constituyen en principio, una limitante, y si puede serlo para la provisión de bienes y servicios donde la experiencia definitivamente debe ser considerada.
Pero ¿qué es el Registro de Proveedores del Estado (RPE) y cuál es su función? El artículo 7 de la Ley 340-06 y sus modificaciones, dispone que “las personas naturales o jurídicas interesadas en participar en cualquier proceso de compra o contratación deberán estar inscritas en el RPE o conjuntamente con la entrega de ofertas deberán presentar su solicitud de inscripción”.
El RPE no tiene por objeto sustituir la evaluación que realizan las instituciones para seleccionar a quienes van a suplirles el bien, obra o servicio requerido. Constituye una fase previa, que se agota ante la dirección.
Quienes deseen contratar con el Estado deben reunir los siguientes requisitos que se agotan ante cada institución:
1. Poseer calificaciones profesionales y técnicas que aseguren su competencia, los recursos financieros, el equipo y demás medios físicos, la fiabilidad, la experiencia y el personal necesario para ejecutar el contrato (se ajusta al caso particular de que se trate).
2. Que los fines sociales sean compatibles con el objeto contractual.
3. Que sean solventes y o se encuentren en concurso de acreedores, en quiebra o proceso de liquidación, ni que sus actividades comerciales hubieren sido suspendidas.
4. Que hayan cumplido con las obligaciones fiscales y de seguridad social.
Los requisitos exigidos deben ser incluidos en el pliego de condiciones de cada proceso y al igual que todas las disposiciones deben ser requeridos teniendo en cuenta el principio de razonabilidad. Es decir, ninguna institución debe establecer requisitos más allá de lo necesario pues se puede convertir en un restricción de entrada.
El segundo punto levantado del proceso de licitación es,que las empresas que resultaron adjudicadas no tienen su domicilio en la dirección que figura en el RPE.
Sobre este punto Contrataciones Públicas considera que al igual que en otros registros, en el mejor de los casos los usuarios no tienen costumbre de notificar los cambios de domicilio.
A nivel internacional, constituye una obligación de las personas físicas y jurídicas, notificar el cambio de domicilio al Ayuntamiento de su jurisdicción. En el país, constituye una obligación notificar a la DGII el domicilio de las empresas. Al momento de entregar los comprobantes fiscales la renta realiza un descenso al domicilio y lleva un equipo con el cual se realiza la geo referenciacion del domicilio de la empresa, que a partir de ese momento contrae la obligación de notificar cualquier cambio, y de no hacerlo la renta puede inhabilitar el RNC hasta tanto notifique y compruebe el nuevo domicilio Esta disposición se encuentra en las Normas emitidas por la DGII No. 05-09 y 02-11 que ponen a cargo de los contribuyentes, notificar las modificaciones a los datos del domicilio fiscal: calle, número, sector, provincia.
Una de las direcciones donde el periódico realizó el desplazamiento es Ave. España No.117, donde dos empresas estaban ubicadas según el RPE. Este domicilio había sido visitado previamente por Contrataciones Públicas, por una denuncia en un proceso destinado a la adquisición de mobiliario escolar, y precisamente identificó lo denunciado por el medio informativo. Qué en ese lugar no había rastro de las empresas.
Por la importancia que adquiere el dato de la dirección de los proveedores del Estado para la administración pública para poder asegurar con quién se contrata y a qué se dedican las personas físicas y jurídicas con las que realice negocios el Estado, Contrataciones Públicas está asumiendo la dirección y las actividades reportadas por los contribuyentes a la DGII, paso previo a la inscripción como proveedor (a) del Estado.
No obstante, a juicio de Contrataciones Públicas, el problema mayor no está en la no identificación del domicilio. Este es solo uno de los inconvenientes, pero el mayor está en determinar qué es lo que hace que determinadas empresas resulten ganadoras más frecuentemente de lo habitual y en cualquier gobierno, no obstante los procesos tener máxima publicidad? La verdad es que no tenemos una respuesta única pero trataremos de realizar aproximaciones, que compartimos con ustedes en interés de recibir su retroalimentación vía correo electrónico:
(i) El sistema ha venido funcionando de manera tal que expulsa a los nuevos y serios proveedores (as), dejando el espacio a los proveedores habituales (denominado también proveedores preferidos).
(ii) A lo anterior contribuye: a. los tiempos breves de entrega pues quien no conoce lo que sucede cuando no se entrega a tiempo (hasta ahora absolutamente nada), prefiere no participar por temor a quedar mal pues se encuentra abriendo mercado.
b. los retrasos en los pagos. Los novatos pagan la novatada de ofrecer precios para ganar y por tanto con escaso margen de beneficio. Sino le pagan a tiempo participará una o dos veces y desertará pues no cuenta con el poder económico para financiar a la administración. Los proveedores preferidos sí, pues han estado supliendo al Estado en condiciones de privilegio que le han permitido acumular fortunas.
c. Falta de capital de trabajo. El proveedor novato no tiene capital de trabajo suficiente para pagar las fianzas, aún en el caso de las MIPYME donde se ha realizado una disminución de las garantías de seriedad de oferta y de cumplimiento de contrato de un 10% y un 4% a solo un 1%.
d. Solicitud de garantías no previstas. Algunas instituciones, actuando al margen de la ley requieren cheques certificados, instrumento no previsto por la normativa y que constituye realmente una barrera de entrada para los nuevos proveedores por falta de recursos.
e. No cumplimiento de cronograma. Tiempo excesivo entre la adjudicación, la suscripción del contrato y la entrega del anticipo.
f. Anticipo insuficiente. Del 20% en los casos de bienes, cuyo costo supera más del 80% del precio, por ejemplo, para la instalación de una planta eléctrica de 500 kilos, con un anticipo solo del 20% cuando el valor del equipo constituye más del 50%.
g. Conocimiento técnico limitado. Ausencia de conocimiento por parte de los proveedores. Que ignoran o no se atreven a solicitar cambios en los pliegos de condiciones, dentro del tiempo previsto a estos fines, y participan en condiciones desfavorables.
h. Participación de empresas vinculadas. Que proponen distintos precios y una vez son adjudicadas declinan primero la que ocupó el primer lugar, luego el segundo, siendo adjudicada la que ocupó el último lugar, para que la adjudicación se decida a favor de la que ofrece el precio más alto.
Tal y como decíamos al inicio no tenemos la solución a estas trampas, a estas situaciones que limitan la efectividad de las políticas públicas que con tanta dedicación se trabaja en implementar desde el gobierno a favor de las Mipyme y de la fabricación y producción nacional.
Para el caso particular que nos ocupa, Contrataciones Públicas ha iniciado las siguientes actuaciones en lo inmediato:
a. Iniciando de oficio, una investigación del proceso seguido por la Cámara de Diputados, en interés de disipar cualquier duda sobre el proceso de licitación.
b. Solicitando a la DGII información sobre el domicilio social para fines fiscales de las empresas que han reportado un domicilio falso y a la vez solicitando la inhabilitación de su RNC hasta tanto notifiquen el nuevo domicilio a la renta tal y cual establece la normativa.
c. Realizando un llamado masivo de actualización a los proveedores, e iniciando la fiscalización y documentación de los domicilios reportados.
d. Solicitando el cruce de las informaciones del RPE con las informaciones de la DGII, en lo que respecta a las direcciones de proveedores (as).
e. Constituyendo una unidad de fiscalización, a cargo de validar la información provista por los (as) proveedores (as) en su solicitud de inscripción.
f. Dictando las resoluciones que sean pertinentes para establecer un procedimiento que asegure, en lo posible, la identificación de proveedores.
g. Configurando para el caso de las contrataciones públicas, el ilícito penal de la colusión.
Al finalizar queremos dejar constancia de que la Cámara de Diputados, tal y como ha informado, ha sometido habitualmente sus procesos al cumplimiento de la Ley No.340-06 y sus reglamentos, y lo frecuente es que cuando han tenido alguna duda han solicitado la asistencia técnica de la Dirección, y cuando han sido incoados recursos jerárquicos contra decisiones de la Cámara, han remitido a requerimiento de la Dirección, el expediente administrativo del caso, y también su escrito de defensa.