El oficial de cumplimiento (OC) es definido como un ejecutivo de alto nivel, con capacidad técnica, encargado de vigilar la estricta observancia del programa de cumplimiento para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo (PLAFT).
Tiene múltiples funciones operativas y definidas por ley, sin embargo, en este espacio quiero enunciar brevemente las que, desde mi punto de vista, actualmente son parte de su función esencial en el ámbito de la nueva regulación, tanto nacional como internacional.
Así, tenemos los siguientes grupos de actividades:
1. Aliado en el modelo de negocios de la empresa. El OC es una figura importante al momento de plantear las estrategias legales y la creación de productos y servicios orientados a satisfacer la demanda de los clientes, o mejorar los ya ofrecidos. Es imprescindible la presencia de un OC, y no únicamente para destacar aquellas cosas que no deberían ser realizadas por estar prohibidas por la legislación, sino también porque, conocedor de la regulación, puede impactar positivamente brindando herramientas poderosas respecto a las mejores prácticas y los modelos más eficientes de implementación de un proceso, proyecto, producto o servicio.
2. Gestión PLAFT. El OC está llamado a analizar los casos más complejos e identificar la mejor manera de proteger a la empresa contra los delitos sancionados por la Ley 155-17 que regula el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, solicitando las documentaciones que permitan dejar la evidencia de que hacer negocios con dicho cliente, o potencial cliente, es saludable o potable.
En el cumplimiento de este objetivo, el OC debe usar criterios que van más allá de la revisión de los checklists y de los formularios. Primordial el enfoque basado en riesgos, definiendo ¿qué es lo que queremos controlar o prevenir? La respuesta a esta pregunta nos llevará directamente a la función del OC en esta actividad.
3. Normativo y cumplimiento regulatorio. Se trata de la adopción y la adecuación de políticas internas a los mandatos legales (tomando en cuenta las características propias de la entidad y su estructura, pues de nada sirve el pegar y copiar). Incluye estar pendientes y al día con la normativa que se produce y con el impacto de dicha regulación para la sociedad (en este caso, respecto al participante del Mercado de Valores). También se incluye el participar de manera activa en las revisiones de proyectos de leyes o reglamentos de aplicación de dichas leyes.
4. Impacto internacional de la gestión del OC. Por aplicación del Convenio de Intercambio de Información (mejor conocido como FATCA), adoptado en República Dominicana, el OC realiza la gestión interna en las sociedades reguladas para informar sobre los clientes considerados como U.S. Persons que superan los umbrales establecidos por dicho Convenio. El OC sirve así de enlace entre la sociedad, la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) y el Internal Revenue Services (IRS).
5. El punto anterior nos lleva a otras de las funciones y gestiones realizadas por dicho funcionario: sirve de contacto o enlace con las entidades gubernamentales encargadas de la aplicación de las leyes en la materia y de la supervisión de su cumplimiento.
Desde mi experiencia, es importante que el OC, dentro de su gestión, pueda ofrecer soluciones (o propuestas de ellas) integrales y creativas, tomando en cuenta los objetivos estratégicos de la sociedad. Desarrollar su función con sentido común, independencia (que es vital) y capacidad técnica, sin olvidar su deber, con las herramientas de las que dispone, de acompañar a la sociedad en la mitigación del riesgo (que puede escalar a riesgos legales, reputacionales, de contagio, entre otros).