Con la pandemia de la COVID-19 nos hemos visto forzados a una transformación digital acelerada y a la digitalización de procesos y trámites que hasta el momento se llevaban a cabo de forma presencial. Como toda disrupción significativa la pandemia ha forzado a los diversos sectores a reinventarse, así como a la utilización de herramientas que faciliten la realización de transacciones a distancia.
Entre las herramientas que encontraron su apogeo durante la nueva virtualidad es imposible no mencionar a la firma digital. Esta puede ser definida en pocas palabras como la aprobación de un documento digital vinculándolo a una clave de firma que permite identificar inequívocamente al firmante y asegurar que el documento no ha sido modificado posteriormente a la firma. Así, la firma digital permite llevar a cabo transacciones y formalizar documentos de forma remota sin tener que desplazarse.
El marco legal establecido para el comercio electrónico, documentos y firmas digitales en nuestro país está conformado por la Ley 126-02, y su respectivo Reglamento de Aplicación establecido mediante el Decreto 335-03.
Es importante resaltar que el artículo 1, numeral 1.17 del Reglamento de Aplicación define la diferencia existente entre la firma digital y la firma electrónica; toda vez que esta última es definida como “el conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, que por acuerdo entre las partes se utilice como medio de identificación entre el emisor y el destinatario de un mensaje de datos o un documento digital y que carece de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital”.
Es decir, las firmas electrónicas son consideradas como los mecanismos de identificación en el mundo virtual que no constituyen firma digital y por ende no ostentan las características definidas por la Ley 126-02.
En este tenor, el artículo 31 de la Ley No. 126-02, establece que el uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, siempre que incorpore los siguientes atributos: (i) Que sea única a la persona que la usa; (ii) Que sea susceptible de ser verificada; (iii) Que esté bajo el control exclusivo de la persona que la usa; (iv) Que esté ligada a la información, documento digital o mensaje al que está asociada, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada; y, (v) Que esté conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Poder Ejecutivo.
La Ley 126-02, introduce los conceptos de “certificado” y “entidades de certificación”, reconociendo como firmas seguras aquellas que están asentadas en certificados digitales emitidos por entidades de certificación acreditadas ante el órgano regulador, es decir el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL).
Asimismo, y conforme al artículo 35 de la Ley, podrán ser entidades de certificación las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero, y las cámaras de comercio y producción que, previa solicitud, sean autorizadas por el INDOTEL, y que cumplan con los requerimientos establecidos para estos fines; siendo algunos de los requisitos fundamentales, su capacidad financiera, técnica y legal. Actualmente las entidades certificadoras de firmas digitales en nuestro país pueden ser consultadas a través de la página del INDOTEL.
Los avances en el ámbito de las firmas digitales en nuestro país no se hicieron esperar durante la pandemia. Por ejemplo, en febrero de este año el Ministerio de Trabajo y la Cámara de Comercio y producción de Santo Domingo (CCPSD), firmaron un acuerdo de colaboración interinstitucional con la finalidad de dotar de firmas digitales a los teletrabajadores que se encontraban laborando a distancia.
El acuerdo establece que la Cámara de Comercio, a través de su producto Digifirma ofrecerá la obtención de la firma digital por un costo reducido, la cual podrá ser utilizada por un período de 30 días a partir de su emisión, para la presentación de los contratos de teletrabajo ante el Ministerio. Con esto se busca promover la eficacia en el registro de los contratos laborables o sus adendas, así como la reducción de dificultades para aquellas personas que quieran presentar los mismos ante el Ministerio de Trabajo de manera digital.
La utilización de la firma digital ofrece como ventaja principal la posibilidad de firmar mensajes de datos o documentos digitales en general, de manera digital, desde cualquier ordenador o dispositivo móvil – inclusive contratos sin importar la cuantía o el lugar donde se firmará–, sin necesidad de ser impresos y de manera presencial.
Igualmente, entendemos que la utilización de la firma digital certificada brinda al usuario suscriptor una herramienta tecnológica que garantiza la autoría, integridad y validez de los documentos digitales, incluyendo contratos, características que previo a la promulgación de la Ley 126-02, sólo se beneficiaban los documentos en papel.
En contraposición a la firma electrónica, cuya única función se limita a servir como medio de identificación entre emisor y destinatario de un mensaje de datos o documento digital; la firma digital certificada posibilita la equiparación de los documentos eléctricos o digitales con los documentos en papel que ostenten firmas manuscritas, y por consiguiente, la posibilidad de realizar vía digital, actos jurídicos plenamente válidos y con fuerza de ley vinculante entre las partes actuantes.
No obstante a esto, es importante destacar que la firma digital solo posee la misma validez legal de un documento bajo firma privada. Para actuaciones que requieren de actos auténticos, como pagarés notariales, por el momento no es posible utilizar la firma digital en la República Dominicana. Esto ya que, aunque la Ley No. 140-15 de Notariado no prohíbe su uso en actos auténticos, el reglamento necesario para regular su uso en relación a dichos actos aún no ha sido emitido por la Suprema Corte de Justicia a la fecha. Esta es una consecuencia relevante para la ejecutoriedad de los pagarés debido a que bajo las disposiciones del artículo 545 del Código de Procedimiento Civil Dominicano los únicos documentos ejecutorios, además de las sentencias judiciales, son los actos notariales que contengan obligaciones de pagar sumas de dinero, como el Pagaré Notarial. En este sentido, parar ejecutar un Pagaré simple firmado mediante firma digital será necesario cumplir antes con el procedimiento judicial establecido.
Esperamos que la firma digital continúe siendo promovida por las autoridades dominicanas y que los avances en este ámbito sigan siendo impulsados en vista de que estamos viviendo en una época donde la transformación digital no es sólo necesaria sino también innegable.