Desde el 5 de abril del presente año, la Junta Central Electoral (JCE) puso en marcha el plan piloto del proyecto de “Eliminación del Trámite de Legalización de Actas del Estados Civil (ETLA)”, el cual ha sido bien acogido debido a los numerosos beneficios que el mismo entraña. Anteriormente, el proceso de legalización de actas se ceñía exclusivamente en validar la veracidad o autenticidad de la firma del oficial del estado civil de la oficialía emisora del acta, para así descartar alguna alteración o falseamiento de la misma.
En ese sentido, a partir del inicio de este plan piloto del ETLA se les otorgará la facultad a las oficialías del estado civil para que realicen el proceso de validación, ya no solo de la firma del oficial, sino también de todos los datos contenidos en el acta, sin la necesidad de que el administrado tenga que recurrir a un centro de validación específico para “legalizar” su acta, pues esto iba en detrimento de los usuarios destinatarios del servicio, ya que tenían que realizar traslados innecesarios acudiendo a otras dependencias de la misma administración para la solicitud de un mismo trámite que persigue la misma finalidad: la obtención de un acta del estado civil.
De manera que esto invita a aquellos órganos que dentro de sus procedimientos administrativos solicitan actas legalizadas para la consecución algún servicio, a proceder a realizar modificaciones, eliminando tal requisito e instruir a sus servidores (acompañados de la JCE) respecto al nuevo método de validación, el cual consistirá en la producción de un código QR inmerso en el acta que deberá ser escaneado para verificar si la misma fue efectivamente validada por la JCE.
De ahí que esta medida, adoptada por la JCE, procure hacer efectivo el derecho a la buena administración, siendo este uno de los derechos fundamentales implícitos o innominados reconocido por el Tribunal Constitucional mediante sentencia TC/0322/14, al considerar que:
“Este mandato normativo [art. 12, numeral 6, L. 247-12] da existencia actual a lo que se ha configurado como un derecho fundamental nuevo entre nosotros, denominado derecho al buen gobierno o a la buena administración”.
A su vez, del derecho fundamental a la buena administración subyace el derecho a recibir respuesta oportuna y eficiente de las autoridades administrativas en el marco de los servicios que se ofrecen (art. 4.5, L. 107-13), lo cual se lleva a cabo mediante la simplificación de los procedimientos administrativos y eliminando las cargas burocráticas, siendo esto una tarea permanente de los entes y órganos que conforman la administración pública, de conformidad con los principios y las normas que rigen la relación de las personas con la administración (art. 10, L. 247-12, Orgánica de Administración Pública).
Otro aspecto relevante de esta medida es lo relativo a que, pese a que las actas del estado civil no tienen fecha de vencimiento, algunas instituciones exigían que las mismas no tuvieran más de 3 o 6 meses de vigencia con la finalidad de prever algún tipo de modificación de los datos posterior a la emisión; sobre este particular, el artículo 56 de la Ley 107-13, sobre los Derechos de las Personas en sus Relaciones con la Administración y de Procedimiento Administrativo, dispone:
Descarga burocrática. Los ciudadanos no estarán obligados a entregar el mismo documento a un mismo órgano administrativo en procedimientos que se sucedan con una diferencia temporal inferior a seis meses, salvo que hubiera variado alguna de las circunstancias reflejadas en los documentos en poder del órgano administrativo actuante[1].
Sin embargo, con la puesta en marcha del ETLA esta es una cuestión que queda salvada, pues las actas adquirirán un carácter permanente, ya que las instituciones podrán verificar, una vez escaneado el código QR, si se ha realizado algún tipo de variación respecto a los datos de la misma. De haber sufrido algún tipo de cambio −ya sea por una sentencia de rectificación, divorcio, filiación, etc…−, los órganos podrán requerirle al solicitante el documento actualizado, tal y como se reconoce en la disposición citada, por el contrario, es decir, si el acta no ha sufrido modificaciones −información que estará al alcance de los órganos−, será siempre valida.
Finalmente, en aras de que la administración sea conminada a diseñar procedimientos administrativos más simples y efectivos, el profesor Sigmund Freund Mena, en los anexos de su trabajo titulado “Ley 107-13, Sobre los Derechos de las Personas en sus Relaciones con la Administración y de Procedimiento Administrativo: comentada y anotada”, incluye un interesante anteproyecto de ley que considero que debería ser estudiado por el órgano legislativo, el cual tiene por objeto la eliminación de requisitos excesivos en los trámites administrativos que cursan los ciudadanos en procura de la obtención de un servicio por parte de la administración pública. Allí se plantean aspectos interesantes como el silencio positivo, repositorio digital de documentos actualizados para llevar una base de datos de documentaciones oficiales emitidas a cualquier solicitante, la responsabilidad de la administración en caso de incumplimiento de alguna de sus disposiciones, entre otros.
Sin lugar a dudas, el proyecto de “Eliminación del Trámite de Legalización de Actas del Estados Civil (ETLA) reafirma la materialización de los principios de eficacia, facilitación y celeridad en la gestión administrativa, los cuales forman parte integral del derecho fundamental a la buena administración.
[1] Cursivas nuestras.