En un proceso de compras o contrataciones, hay varios elementos que  son fundamentales para  garantizar la igualdad de oportunidades y la transparencia del proceso, uno de los cuales son los  pliegos de condiciones.

La Ley No. 340-06 y sus modificaciones establece que los  pliegos de condiciones “son los documentos que contienen las bases de un proceso de selección y contratación, en las cuales se indican  antecedentes, objetivos, alcances, requerimientos, planos  para el caso de obras, especificaciones técnicas o términos de referencia, y las demás condiciones que guían o limitan  a los interesados a presentar ofertas”.Los  pliegos de condiciones constituyenel documento donde se establecen las reglas del juego de un proceso.

Constituyen el documento por el cual una  institución da a conocer los requisitos y condiciones  que regirán para una contratación determinada. Es tal su importancia que el procedimiento de selección y el contrato resultante del proceso deben ajustarse a lo establecido en estos documentos.

Es a partir de la publicidad de la convocatoria (sea en el portal compras dominicana, en el institucional o en prensa en caso de Licitaciones Públicas) que las MIPyME y proveedores, así como cualquier interesado, tienen conocimiento de la obra, bien o servicio requerida  y  también es a partir de cuándo es de público conocimiento, cuales son  las especificaciones técnicas y los criterios de evaluación que serán utilizados  para seleccionar la oferta que resultará  declarada ganadora en el proceso.

Para decidir un proceso de compra el precio no es el único criterio de evaluación a considerar. Pueden existir otros tales como: calidad, experiencia, características técnicas, disponibilidad de servicio, costo de repuestos e insumos, garantía en caso de fallas, tiempo de respuesta o entrega, etc. Pero hay que tener muy en cuenta que los  criterios de evaluación incluidos en los pliegos son los únicos que deberán ser empleados para decidir una adjudicación.

Si una entidad obvia considerarlos, o si evalúa siguiendo criterios no incluidos en los pliegos estará  evaluando mal  y la adjudicación puede ser impugnada.

Hasta hace poco tiempo ni las instituciones ni las MIPyME y proveedores se interesaban en el contenido de los pliegos. En interés de disminuir la ocurrencia de errores, Contrataciones Públicas  en el modelo de gestión ha establecido pliegos estándares, que  solo deben ser trabajados en las especificaciones técnicas y los criterios de evaluación.

Los errores más comunes que afectan los procesos de compras y contrataciones, y que incluso ponen en riesgo la viabilidad del proceso, son los siguientes en lo que respecta a los pliegos de condiciones:

a.    Cobros exorbitantes  por los pliegos de condiciones.

b.    Factores de evaluación con una carga de subjetividad importante: por ejemplo…. “mejor elaborada”…. o “ acertadamente “ ,  “métodos más precisos … “ y “  y en costo operacional la que tenga… “el mejor detalle”. Cómo se podría evaluar objetivamente una propuesta con estos factores?

c.    La descripción  técnica que pesa mucho, no especifica cómo se asigna la puntuación, pareciendo que el criterio sería “… que le permita justificar las soluciones adoptadas…”

…. por ejemplo la evaluación se realizará en función del detalle, claridad, consistencia, compatibilidad y veracidad de información.

d.    Necesidad de estudios previos no disponibles, sin los cuales se incrementa el riesgo para el proveedor y por tanto el costo de la oferta.

e.    No se presentan los valores a ser asignados de manera desagregada.

f.     Al notificar el resultado de las evaluaciones a cada proveedor participante no se dan detalles del resultado de la evaluación.

g.    Tiempos para la presentación de propuestas no razonables.

Los  criterios de evaluación deben ser objetivos y referir  a  unidades de medida objetivas que permitan evaluar y adjudicar las ofertas presentadas por las Mipyme y proveedor@s.

Según los expertos los principios básicos aplicables a la definición de criterios de evaluación de ofertas son los siguientes:

a.    Los criterios establecidos en los pliegos son los únicos aplicables en la fase de evaluación.

b.    Los criterios de evaluación deben ser objetivos, de posible verificación y revisión y no arbitrarios (principio de razonabilidad).

c.    La ponderación asignada a cada criterio debe corresponder al valor económico que el mismo representa para el proyecto o las operaciones del Ente Contratante.

Las  instituciones y los proveedores cada día son más conscientes de la importancia de unos Pliegos de condiciones, especificaciones técnicas y criterios de evaluación  claros, que sirvan a los potenciales proveedores y Mipyme, para autoevaluarse antes de presentar la propuesta. Si el pliego de condiciones permite esa autoevaluación, entonces  y solo entonces, podemos decir que cumple con su objetivo.