Consecuencia de una ausencia vinculante de normativas operativas generalmente aplicables, los Tribunales, incluso dentro de una misma edificación, y bajo un mismo rango y jurisdicción, promueven criterios administrativos distintos, creándose dudas importantes en el ejercicio de la profesión.
Como nunca hemos tenido el honor de haber laborado en un Tribunal, es probable pequemos de ignorantes al plantear que debemos tener criterios uniformes de horarios, procedimientos y cobros a lo largo de todo el Poder Judicial, y que cualquier variación dependa de la especialidad de cada jurisdicción, no del funcionario público que la presida, que, aunque solo intente aportar al correcto funcionamiento de su sala, crean criterios adicionales, distintos o contradictorios.
Es necesario que la Suprema Corte de Justicia reglamente la interacción entre el Poder Judicial y sus usuarios.
Y es esto lo que ha promovido que redactemos estas líneas, pues hemos visto una actividad loable de evolución impulsada por nuestra Suprema Corte de Justicia, y aunque hay un gran enfoque en la implementación de la tecnología, no queremos que se olviden las pequeñas cosas que día a día se escuchan en los pasillos de nuestros palacios de justicia.
Y como existen Tribunales donde se plantean contradicciones diarias, y utilizaremos tres ejemplos que transmitirán nuestra idea mejor. Aclaramos esto son solo las que recordamos en este preciso momento, y buscan jugar un rol meramente enunciativo.
Trato de expedientes el día de la audiencia. La práctica común en el ejercicio del derecho es que, el día de la audiencia, el abogado llegue temprano a su Tribunal para poder tener acceso al expediente, revisar si hubo o no algún depósito de documentos, resolución o auto, y así poder preparar su participación en la audiencia a ser celebrada minutos después. Como el Poder Judicial permite el depósito de documentos hasta las 4:30 pm del día anterior, siempre existe la posibilidad de que el día antes de la audiencia, a “última hora”, sean depositadas piezas que una de las partes no haya podido conocer. Si vamos al Distrito Nacional, a la Cámara Civil y Comercial, encontraremos que de las 5 salas que imparten justicias en el “Palacio de las Cortes”, existen tres criterios distintos. Por un lado, (a) hay salas que muestran los expedientes hasta una hora específica (8:30 am, por ejemplo), y que reciben depósitos de documentos hasta antes de las 9am; Es decir, existe la posibilidad de que un expediente reciba documentos que no se encuentren en el folder al momento de conocer la audiencia, o que el abogado titular representante asuma que no hay novedades, cuando realmente sí las hay; (b) salas que reciben documentos, pero no muestran los expedientes el día de la audiencia. Bajo ese escenario, la única manera de enterarse de un depósito el día de la audiencia, es en estrados, sin tener idea de qué se ha depositado, cómo afecta el proceso, y tampoco con tiempo para siquiera tomar posición sobre los mismos, pues revisar y estudiar los documentos – en estrados – sería un desperdicio del tiempo del Tribunal y de los demás abogados que comparecen a sus audiencias; y finalmente, (c) salas que ni muestran el expediente ni permiten el depósito de documentos.
Obtención de copias/fotografías de expedientes. Al momento de obtener copias de un expediente, existen distintas formas en la que los Tribunales responden. Por un lado, a veces solicitan que sea vía instancia, lo cual pudiese resultar extraño por la publicidad intrínseca que normalmente tiene un expediente. Por otro, a veces basta solamente ir a la fotocopiadora a esos fines. Además, no siempre tienen facilidades de copia, tienen máquinas desactualizadas y funcionan precariamente. Pero, además, ¿Causa algún agravio la fotografía de un documento que pudiese ser igualmente obtenido por copia simple? Entendemos que no, y que, bajo el esquema actual de obtención y cobro de copias, quizás es hasta más ágil para la secretaría de un Tribunal permitir que los documentos sean fotografiados, y ojalá eventualmente, digitalizados. Después de todo, incluso son considerados – de manera general – como públicos. Volviendo sobre el ejemplo de la jurisdicción delimitada anteriormente, encontramos salas donde se permite, y otras donde no.
Aplazamientos administrativos. Como una forma de aportar al desahogo de los Tribunales, algunas salas han asumido una práctica que inició, nos parece, en la Presidencia de la demarcación ya expuesta. Los aplazamientos administrativos surgen como una gran solución a esas partes que, por mutuo acuerdo, han decidido aplazar su audiencia a una fecha posterior, y que no requiere una decisión o ponderación del magistrado, ahorrándole así al Tribunal, abogados y cuerpo de asistentes el tiempo que cada una de esas audiencias hubiese tomado. El problema es que no todas las salas lo permiten, y las que lo permiten, cada una de ellas, tiene formalismos prácticos distintos. Sería importante estudiar a profundidad la figura del aplazamiento administrativo, cuando debería ser permitido y las formalidades (incluso la plantilla utilizada a esos fines) que deben recubrirle. Hay salas que adelantan el conocimiento de las audiencias que serán aplazadas a las que conocerán el fondo (alterando el rol), y otras que no. Hay salas que celebran las medidas de instrucción en el orden ordinario, otras las colocan “en un turno posterior”.
Con el presente escrito se busca llamar la atención a que es necesario discutir los temas “pequeños” que podrían eficientizar la comunicación entre los abogados y los Tribunales, ya que pensamos es necesario la reglamentación y unificación de criterios donde se toquen los temas antes expuestos, y además, otros tan importantes como el uso de dispositivos de grabación en las audiencias por abogados y la formalidad necesaria (en caso de serlo), las facilidades de pantallas y proyectores para mostrar diapositivas, los requisitos para las fijaciones de audiencias, algunas salas incluso “cobran” las conclusiones al bajar de estrados, y otras difieren ese cobro al momento del depósito del Escrito Justificativo, y muchos otros temas que día a día vivimos los abogados, y que quizás complican la labor de los funcionarios que prestan servicios en los Tribunales, a los usuarios y sus clientes.
Es necesario que nuestra Suprema realice los estudios necesarios para regularizar el ejercicio y la interacción entre nuestros Tribunales y los ciudadanos. Ojalá algún día podamos sencillamente entrar al portal del Poder Judicial y ver el costo de cada gestión y sus requisitos, y de paso, actualizar (y mantener actualizado) el directorio de los registros telefónicos de cada tribunal.