Son tiempos difíciles, llenos de retos importantes para el mundo, que trae consigo una realidad que nunca antes habíamos experimentado. Esta nueva realidad amerita un tratamiento distinto de aspectos que antes fluían sin que tuviéramos que detenernos a pensar en ellos.
Así las cosas, no podemos dejar de lado el importante rol que desempeña el Oficial Cumplimiento (OC) y su acompañamiento como socio estratégico en la operativa diaria y de sostenimiento a largo plazo de la sociedad.
Resulta de vital importancia continuar el enfoque basado en riesgos (EBR) del OC en la nueva realidad ocasionada por el COVID-19, realizando, sin embargo, ajustes a nuestros procesos y procedimientos internos.
A continuación presento algunas recomendaciones prácticas que pueden ser de utilidad para aquellas sociedades que mantienen sus puertas abiertas al público:
1. Plan de Contingencia. Tener un plan de contingencia, un protocolo o una guía que les permita realizar el trabajo de la manera más idónea posible, tomando en consideración el trabajo realizado a distancia o por vía remota. El mismo dependerá de la estructura de la entidad de que se trate, su tamaño, su gobernanza o estructura de gobierno corporativo, sus políticas y procedimientos, así como de las herramientas tecnológicas con las que se cuenta. Este plan recomendamos sea funcional y hecho a la medida de la sociedad y su operativa.
2. Inicio y Mantenimiento de Relaciones Comerciales. Para aquellas entidades que a la fecha no tienen incorporado dentro de su operativa la posibilidad de iniciar relaciones comerciales sin haber sostenido una reunión física o presencial con el potencial cliente, este momento resulta oportuno para identificar y decidir, en base al EBR, si esta forma de operar será o no ampliada.
En todo caso, recomendamos se cuente con un protocolo especial o una guía donde se delimiten estos temas prácticos, incluyendo si es o no admitido o si es asimilado como reunión el uso de plataformas virtuales, y si es afirmativo, qué niveles de protección se estará brindando (de cara a la protección de ataques de ciberseguridad).
No nos podemos olvidar que la obligación de conocer a nuestros clientes y de monitorear las transacciones realizadas, no queda derogada por efecto de la pandemia. Se ha de continuar la labor de identificación de riesgos asociados al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, manteniendo una actividad vigilante aún sea a distancia.
3. Privacidad de la Información. Es importante activar una política de manejo de información y de tratamiento de información confidencial y sensitiva, e instruir al personal sobre el tratamiento de las documentaciones que ahora reposan en las oficinas recientemente instaladas en casa.
4. Documentar el proceso. Siempre es de importancia documentar el proceso que estaremos implementando, dejando evidencias del cumplimiento de las mismas, debiendo permitirse salvaguardar las evidencias por cualquier medio, en especial el digital.
Sírvanse de hacer informes que documenten cómo se dieron las cosas, a través de los correos electrónicos resuman las informaciones tratadas por vía de conferencias telefónicas o reuniones virtuales (haciendo referencias a las mismas), entre otros. Igualmente, ante una reunión virtual, confeccionemos informes o ayudas memorias con los resultados de las mismas y que éstos reposen en nuestros expedientes, por el momento virtuales.
5. Comités de Apoyo. Contar con un comité que permita fluidamente adoptar decisiones utilizando los mecanismos modernos de comunicación. Esto incluye la posibilidad de recurrir al uso de firmas digitales en el marco de la Ley No. 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales.
Sin embargo, la mejor de las recomendaciones que puedo realizar es que, para superar momentos como estos, debemos mantener la calma, saber que todos estamos afrontando una situación difícil (y al mismo tiempo), apoyarnos y mantenernos unidos, respetando las directrices emanadas de los que nos gobiernan. Permanezcamos en nuestros hogares porque ahora mismo lo más importante es nuestra salud.