Con los diversos cambios experimentados en el mundo y las nuevas disposiciones normativas, en el plano local con la Ley No. 155-17 contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo, de fecha primero (1ero.) de junio de dos mil diecisiete (2017), así como con la entrada en vigencia de las normativas sectoriales (dentro de las cuales destacamos las dirigidas a regular al sector bancario, el mercado de valores, las normas generales de la Dirección General de Impuestos Internos, el sector de cooperativas, entre otros), muchos se preguntan ¿a quién debo contratar como oficial de cumplimiento? ¿qué perfil debe tener un oficial de cumplimiento? ¿qué haría el oficial de cumplimiento en mi compañía? ¿para qué lo necesito?
El oficial de cumplimiento es definido como un ejecutivo de alto nivel, con capacidad técnica, encargado de vigilar la estricta observancia del programa de cumplimiento para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, que, a su vez, sirve de enlace de la sociedad o del sujeto obligado con la Unidad de Análisis Financiero (UAF) y el ente supervisor correspondiente.
Como vemos, los oficiales de cumplimiento tienen un rol preponderante en las sociedades clasificadas como sujetos obligados en la Ley 155-17, pero, no obstante la definición antes presentada, su función debe ser entendida en un sentido más amplio que aquel destinado a velar por la estricta observancia del programa de cumplimiento de cada entidad.
Ha quedado establecido que estos oficiales ostenten dentro de la estructura organizacional de una sociedad, un nivel gerencial, a fin de garantizar el conocimiento de este recurso y, asimismo, su experiencia, de la mano con una independencia de criterio.
El oficial de cumplimiento debe ser visto como un recurso orientado a evitar la imposición de sanciones administrativas o, inclusive, demandas por incumplimientos normativos, así como también un recurso que, seleccionado adecuadamente, se convierta en una fuente de valor inagotable dentro de una empresa o sociedad.
Ante eventualidades de clientes cuya actividad comercial sea particular o sean clientes con profesiones independientes (fuera del marco estandarizado), el oficial de cumplimiento es la mano amiga que puede, sin lugar a dudas, analizar los casos más complejos e identificar la mejor manera de proteger a la sociedad contra los delitos sancionados por la Ley 155-17, solicitando las documentaciones que permitan dejar la evidencia de que hacer negocios con dicha persona es saludable o potable (es también la persona que, de aplicar, debería levantar la bandera estableciendo lo contrario, de ahí la exigencia de capacidad técnica de dicho recurso).
Asimismo, en una mesa de trabajo donde se discuten estrategias legales o se realizan lluvias de ideas para la creación de productos y servicios orientados a satisfacer la demanda de los clientes o mejorar los servicios ya ofrecidos o, simplemente, dar a productos y servicios el toque diferenciador, es imprescindible la presencia de un oficial de cumplimiento, y no únicamente para destacar y resaltar aquellas cosas que no deberían ser realizadas o que no están permitidas por la legislación y la regulación sectorial de que se trate, sino también porque, conocedor de la regulación, puede impactar positivamente en los proyectos brindando herramientas poderosas respecto a las mejores prácticas y los modelos más eficientes de implementación de un proceso, proyecto, producto o servicio.
El rol del oficial de cumplimiento no se limita exclusivamente a la parte de prevención del lavado de activo, del financiamiento del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva. Existe otra rama del cumplimiento, comúnmente conocida como cumplimiento regulatorio o normativo, que se encarga de mantener a una sociedad al día en cuanto a las diversas legislaciones cuya observancia debe respetarse.
Así, el oficial de cumplimiento tiene la labor de adaptar políticas, procesos, procedimientos a distintas regulaciones, tales como las sectoriales (bancarias, mercado de valores, entre otras), las disposiciones tributarias, regulaciones internacionales de cumplimiento obligatorio (como FATCA), y otras de conocimiento más extendido como las disposiciones laborales.
Bajo el concepto de cumplimiento normativo, el objetivo del oficial es asegurarse que la sociedad, su alta gerencia y sus directivos conozcan y tomen las medidas necesarias para cumplir con las leyes y los reglamentos, lo cual es un objetivo cada vez más ambicioso debido al creciente número de regulaciones, la internacionaización de los negocios y a la necesidad de transparencia operativa que se precisa.
El oficial de cumplimiento pasa ser de un verificador de expedientes de clientes, muy necesario para la operativa diaria de una sociedad o empresa, a un recurso que puede ser aprovechado para la generación de valor en torno a las estrategias legales y contractuales, a la creación de productos que, respetando la normativa vigente, sean eficaces y generen valor a la sociedad y a la clientela.
Debemos entender el valor del oficial de cumplimiento no como un gasto de recursos, sino que debe ser medido por todo aquello que dicho oficial evita o impide que ocurra. Algunas entidades han tenido que pagar multas cuantiosas por efectos derivados de esta función de cumplimiento, y no se puede dejar de lado la responsabilidad fiduciaria de los administradores y directores o de la alta gerencia de una sociedad (que el oficial de cumplimiento, con su gestión, ayuda en proteger).
Visto así, el oficial de cumplimiento no es únicamente un recurso requerido por la ley para la operativa diaria y fluida de una sociedad, es una fuente que, aprovechada en su justa dimensión, sirve para generar valor a una sociedad evitando contingencias legales, daños por contagio, así como mitigando riesgos reputacionales, operaciones y legales.
Un oficial de cumplimiento, entonces, debe ser entendido como una de las armas más potentes y potables con la que cuenta las entidades para prevenir, detectar, monitorear, evitar la imposición de sanciones y multas, y, asimismo, colabore con el entorno comercial logrando los objetivos institucionalmente establecidos (los que a mi entender siempre deben contemplar el apego normativo).
Que el oficial de cumplimiento que su empresa decida contratar sea uno que le permita tener la seguridad de que sus negocios y clientes generan relaciones saludables y potables, duraderas en el tiempo y sostenibles; que tenga el interés en aportar ideas para la construcción de negocios eficaces, proponiendo ideas creativas y siendo mano amiga cuando se le precise, y, al mismo tiempo, tenga usted la certeza de que levantará la voz cuando una contratación, un cliente o un negocio pueda hacerle perder su negocio, su reputación y su tranquilidad.