Los Comités de Compras y Contrataciones (CCC) son los órganos colegiados encargados de tomar las decisiones relativas a los procedimientos de compras y contrataciones públicas llevados a cabo por los organismos del sector público sujetos a la Ley Núm. 340-06 (Ley de Compras) y demás normativa en la materia. El CCC cuenta con horizontalidad en cuanto al peso de las opiniones y el valor de los votos de sus 5 miembros, quienes son responsables de “la designación de los peritos que elaborarán las especificaciones técnicas del bien a adquirir y del servicio u obra a contratar, la aprobación de los Pliegos de Condiciones Específicas, el procedimiento de selección y el dictamen emitido por los peritos designados para evaluar las ofertas” en todo procedimiento que no sea compra menor o compra directa. Esto así, en virtud del Párrafo I del artículo 36 del Reglamento de Aplicación Núm. 543-12 de la Ley de Compras.
No obstante, la conformación y representación de los miembros del Comité de Compras han sido, a través de los años, temas de debates por distintas interpretaciones tanto literales como extensivas de las normas aplicables. Por estas razones, la intención de este artículo es otorgar una posible solución a las contradicciones y lagunas que se presentan sobre este tema en no pocas instituciones públicas.
Para esto, se analizarán muy someramente los conceptos de “designación de función”, “delegación de firma” y “delegación de competencia”, con un enfoque en observar las prerrogativas,, responsabilidades, límites y alcances de los distintos miembros del Comité de Compras, circunscribiéndonos exclusivamente al caso de los ministerios.
En cuanto a su membresía, el artículo 36 del citado Reglamento establece lo siguiente: “Las Entidades Contratantes comprendidas en el ámbito del presente Reglamento estructurarán un Comité de Compras y Contrataciones. Este Comité será permanente y estará constituido por cinco miembros: el funcionario de mayor jerarquía de la institución o quien este designe, quien lo presidirá; el Director Administrativo Financiero de la entidad o su delegado; el Consultor Jurídico de la entidad [DJ], quien actuará en calidad de asesor legal; el Responsable del Área de Planificación y Desarrollo o su equivalente [PyD]; y el Responsable de la Oficina de Libre Acceso a la Información [OAI]”.
Por otro lado, el artículo 57 de la Ley Núm. 247-12, Orgánica de la Administración Pública, concerniente a las delegaciones mediante transferencias de facultades administrativas entre delegantes y delegados, indica que “[l]a delegación deberá estar explícitamente autorizada en el acto de atribución al delegante de las competencias concernidas” y, asimismo, toda delegación debe “ser expresa, y no cabrá en virtud de actos tácitos, implícitos, usos, costumbres o prácticas”.
Igualmente, el artículo 60 de la misma Ley Núm. 247-12, que trata sobre la delegación de competencia (diferente a la delegación de firma, que es el otro tipo de delegación que solo conlleva firmar documentos “de orden”, sin ejercer necesariamente participación o representación en reuniones), determina que los órganos administrativos y sus funcionarios podrán transferir a otras personas “el ejercicio de parte de sus atribuciones. La delegación deberá estar motivada en estrictas razones de racionalidad y eficiencia en el cumplimiento del servicio. (…) Mientras la delegación esté vigente, el delegante no podrá ejercer la competencia delegada de forma concurrente al delegado”.
Es importante anotar que, según el artículo 60, para que las competencias de un órgano o cargo público puedan delegarse, es necesaria la “habilitación previa de la ley, decreto u ordenanza que le instituye”. Es decir, si un Ministro, Director Jurídico, Encargado de Transportación o Gerente de Planificación desea delegar una de sus competencias, la misma norma u ordenanza administrativa que crea ese cargo y plantea sus potestades debe también otorgarle la capacidad de proceder con la delegación de sus competencias.
Queda claro que el artículo 36 del Reglamento Núm. 543-12 le abre las puertas al Director Administrativo-Financiero para que pueda delegar como parte del Comité de Compras, y que el numeral 25 del artículo 28 de la Ley Núm. 247-12 permite a los ministros, “[d]elegar sus atribuciones, gestiones y la firma de documentos (…)”. No obstante, en estas normas no existe tal permisibilidad expresa para con los demás miembros del Comité de Compras.
Por tanto, una ordenanza de aprobación de la estructura de cargos institucionales (o un dictamen emitido por el Ministro que sirva como adenda a dicha aprobación) la cual disponga que los incumbentes de la Consultoría Jurídica, Planificación y Desarrollo y Oficina de Acceso a la Información puedan delegar sus competencias, es tanto necesaria cuanto suficiente para que estos tres miembros del Comité de Compras puedan emitir el acto de atribución que debe constituir toda delegación. Esto así, en virtud del numeral 26 del artículo 28 de la Ley Núm. 247-12, el cual dispone que los ministros pueden “proponer la estructura de cargos” de los órganos que están bajo su dependencia administrativa.
En cuanto a las responsabilidades del delegante y del delegado, el artículo 64 de la Ley Núm. 247-12, relativo a la naturaleza de los actos administrativos dictados en el ejercicio de la delegación, dispone lo indicado a continuación: “Los actos adoptados [incluyendo, obviamente, los actos firmados] por delegación de competencia se considerarán, para todos los efectos, dictados bajo la responsabilidad del delegado (…)”.
No obstante, el delegante no pierde la titularidad de sus atribuciones inherentes a su cargo ni se escapa de su responsabilidad en cuanto a la buena ejecución de los trabajos y diligencias ejecutados por su delegado, debiendo siempre “fiscalizar la gestión del delegado y será responsable por las deficiencias en la supervisión o control de este último”, según el artículo 65 de la misma Ley.
Analizado lo anterior, y en cuidadosa atención a la normativa citada, se deviene que, además de las posibles delegaciones propias de los miembros del Comité de Compras, le corresponde al funcionario de mayor jerarquía de la institución (que, para los fines de este análisis, es el Ministro) lo siguiente:
1) Ejercer la presidencia de dicho órgano colegiado por sí mismo, sin delegar ni designar a nadie para ello;
2) Delegar sus competencias de Presidente en otra persona, pero sin perder la titularidad de sus atribuciones ni las prerrogativas que le corresponden como Ministro, ni tampoco su responsabilidad de supervisar y fiscalizar a sus subordinados; o,
3) Designar a otro funcionario de la institución para que funja como Presidente del CCC, quien a su vez podrá delegar en un tercero, pero no designar, ya que, como se ha esbozado, la capacidad de designar solo le atañe al funcionario de mayor jerarquía institucional.
Visto esto, se podría entonces determinar la estructuración legalmente establecida del Comité de Compras de los Ministerios de la siguiente manera: la persona de mayor jerarquía de la institución o a quien este designe o delegue, quien lo presidirá; las direcciones Administrativa-Financiera; Jurídica; de Planificación y Desarrollo; y de Libre Acceso a la Información, o aquellas personas a quienes estos deleguen, siguiendo siempre los procedimientos y requisitos que se han detallado en el presente artículo.
Por tanto, dado el caso de contar con la capacidad de delegar, existe en estos funcionarios un deber legal de notificar a los demás miembros del Comité de Compras sobre cualquier delegación de competencias relativa a sus funciones y responsabilidades dentro de ese órgano colegiado. Es de opinión del autor que esta delegación debe ser hecha pública a través de las herramientas de transparencia recomendados por la Dirección General de Contrataciones Públicas (DGCP).
En conclusión:
1) Toda delegación de un miembro del Comité de Compras debe ser expresamente autorizada mediante un acto administrativo escrito, suscrito, motivado, notificado y publicado;
2) Que mientras una delegación esté vigente, el delegante no podrá ejercer la competencia delegada de forma concurrente al delegado; y,
3) Que los actos adoptados y firmados por los delegados se consideran dictados bajo la responsabilidad de ellos mismos, sin perjuicio del deber de supervisión, fiscalización y responsabilidad limitada que siempre mantienen los delegantes frente a las actuaciones de sus delegados.