“Una suma es algo que acaba siendo una respuesta y empieza siendo un misterio”. Con esa frase iniciaba la introducción a la exitosa gira “Dos Pájaros de un Tiro” (Sabina-Serrat), el poeta y compositor español Benjamín Prado. Para lograr estar a la altura de las circunstancias una vez el país sea evaluado por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), en la primavera o verano del año próximo, todas las fuerzas vivas del país debemos sumar esfuerzos para lograr una respuesta que muestre la fortaleza y determinación de una sociedad que desea seguir mejorando su situación social y económica, regido por un gobierno con la ferrea voluntad para lograrlo. Pudo ser un misterio, por las incertidumbres que producía en la percepción de casi todos, pero ya debe ser más que nada una respuesta.
Uno de lospuntos de rigor es que las políticas preventivas de Lavado de Activos/Financiamiento al Terrorismo y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (PLA/FT/PADM), deben ser implementadas bajo un esquema de administración de riesgos. Así lo especifica en la número 1, de sus 40 Recomendaciones, el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI).
No deben existir excepciones de ningún tipo para la aplicación de las debidas diligencias, más lo que debe ser especificado es la aplicación de debidas diligencias reducidas o ampliadas, en función de la naturaleza del cliente. Esto debe ser determinado vía los factores de riesgos, que por ejemplo, para las Entidades de Intermediación Financieras y Cambiarias (EIFC’s) estriban en los Factores de Riesgos Clientes, Servicios/Productos y Geográficos.
La determinación de la tolerancia al riesgo de cara a la Diligencia Debida, ha de surgir de un proceso interno en el que se conjuguen los factores de riesgo y mediante una decisión de la Alta Dirección, en la que se asuman las normas nacionales e internacionales que delimiten la actividades relativas al negocio del Sujeto Obligado y los perfiles de los clientes que operan en la misma.
Sea cual sea el Sujeto Obligado, las EIFC’s o Actividades y Profesiones No Financieras Designadas (APNFD’s), que nos son más que todas las empresas o individuos que realizan operaciones comerciales y no son parte del sistema bancario, es decir, las que son parte de la economía real, tendrán que demostrar a las Autoridades Competentes, que las medidas de debidas diligencias adoptadas son las adecuadas en función del riesgo PLA/FT/PADM determinado.
Basándonos en las reflexiones del Consultor en Prevención de Blanqueo de Capitales, Fabian Sambrano Viedman, en una artículo publicado en el “Foro Latinoamericano de Debate Anti-Lavado-Lavagem-Blanqueo-Branqueo de Dinero”, promovido por la revista electrónica CCN, entendemos que el proceso de planificación para la determinación del riesgo y diseño de las debidas diligencias, en adición a las existentes en el excelente Instructivo de Debida Diligencia para Conocer a los Clientes, emitido por la Superintendencia de Bancos, mediante la Circular SB-004/17 (5ta. Edición), todos los Sujetos Obligados deberán asumir los aspectos siguientes:
- La debida diligencia para conocer a sus clientes, procesos operativos y clientes de sus clientes, es un proceso en el que tiene que estar involucrada toda la empresa, desde la alta dirección hasta el último de los empleados de la misma.
- Al estar este proceso basado en el cumplimiento de Prevención del Lavado de Activos/Financiamiento al Terrorismo (PLA/FT), ha de estar asesorado y controlado por el Departamento de PLA/FT y para ello éste ha de conocer la actividad de negocio de la empresa, así como los límites del riesgo que son aplicables a esa actividad, según la normativa nacional y los estándares internacionales.
- En este proceso es aconsejable también el asesoramiento de alguna oficina Consultora, para que el procedimiento en que concluya quede adaptado a los requerimientos derivados de cualquier verificación externo.
- Como la debida diligencia ofrece evidentes estándares de calidad operativa al margen de su exigencia legal, debería valorarse su rentabilización por el sujeto obligado como herramienta de generar datos de calidad que permitan también un mejor conocimiento de la cartera de clientes, lo que supondría una ventaja competitiva comercial.
- Una buena gestión de la debida diligencia, disminuye la rigidez del sujeto obligado en su capacidad de tolerancia al riesgo, permitiendo fijar mejor los objetivos y priorizar los gastos. Ayuda también a optimizar los controles, tanto los inter-departamentales como los intra-departamentales que tengan que ver con la cartera de clientes.
- La debida diligencia debe basarse en la calidad de los datos de los clientes, puede ser utilizada para evitar la duplicación en ficheros ubicados en diferentes departamentos y conseguir de esta forma que la información sobre los clientes sea completa, uniforme, exacta y actualizada, con lo que el sujeto obligado ganará en efectividad y reducirá costos.
- La mejora de la calidad de los datos de los clientes y la centralización operativa de los mismos, permitirá optimizar el funcionamiento de las herramientas tecnológicas de verificación o de monitoreo de la información, lo que facilitará tanto la investigación del propósito e índole de la relación de negocios de los clientes, como el seguimiento continuo de los mismos, en un circulo permanente de investigación basado en un proceso de acción-reacción, que además de cumplir de forma eficiente con la normativa de prevención de lavado, beneficiará la actividad económica de la empresa.
- En el proceso de debida diligencia ha de existir una buena coordinación entre todos los Departamentos que componen la estructura organizacional de los Sujetos Obligados, pero especialmente entre los Departamentos de Prevención de Lavado, de Prevención de Fraudes y de Gestión de Riesgos.
- La colaboración entre el Departamento de PLA y el Departamento de Prevención de Fraudes debería también formalizarse en un área común de prevención e investigación interna de los delitos financieros en base a la exigencia de responsabilidad penal de las empresas, lo que permitirá un mejor seguimiento a los procesos preventivos y de investigación de hechos fraudulentos, relacionados con el lavado de activos y de actividades que tengan que ver con el abuso de mercados, mediante un sistema tecnológico de uso común, unido a un equipo de analistas capaces de colaborar en la investigación de estas materias.
- Como no todos los sujetos obligados necesitan incurrir en los costos crecientes que suponen unas estructuras tecnológicas cada vez más complejas y cambiantes, tanto para la investigaciones de lavado de activos, como para la investigación de fraudes y otras materias relacionadas con los delitos de empresas, existe una tendencia internacional cada vez más amplia hacia la subcontratación o deslocalización de algunas funciones de investigación en empresas externas especializadas, con lo que los departamentos de cumplimiento podrían reducir costos y dotarse por este medio de tecnologías de vanguardia permanentemente renovadas, que podrían ser de pago por uso.
- También resulta interesante que el sujeto obligado se interese por el trabajo cooperativo que realizan las Comisiones sectoriales de Responsables de Cumplimiento, puesto que ayudan en la búsqueda de soluciones comunes y a plantear problemas ante los Organismos Reguladores y Supervisores.
Añade que en función de lo anterior, los costos del proceso de determinación del riesgo e implementación de las medidas de debidas diligencias no serían costes exclusivos de los Departamentos de Prevención de Lavado, sino que se distrubuirían entre todos los Departamentos que de alguna forma se vinculen en:
- La identificación formal de los clientes
- La identificación del titular real/final
- La investigación del propósito e índole de la relación de negocios
- El seguimiento continuo de la relación de negocios
De esta manera se aminoraría el presupuesto del Departamento de Prevención de Lavado, en materia de debida diligencia, al distribuirse sus costos entre Departamentos que se benefician de la misma, puesto que este cumplimiento legal supone una mejora también del funcionamiento operativo y comercial del sujeto obligado.
En adición a lo anterior, Sambrano Viedman apunta que “La Diligencia Debida no puede ser un proceso externo estandarizado, sino un proceso interno basado en el riesgo real que tiene cada sujeto obligado para el cumplimiento de sus obligaciones legales en la materia.”
Ya no hay misterio, esto es parte de que debemos sumar, para mejorar nuestro posicionamiento de cumplimiento y garantizar efectividad.