Cuando una persona toma la valerosa decisión de acercarse a una institución pública, ya sea para diligenciar una autorización, pagar sus impuestos, denunciar conductas ilegales, en fin, solicitar el inicio de cualquier procedimiento administrativo, lo hace con la esperanza de que su solicitud sea, a lo menos, tramitada con la organización debida, es por esta razón que nuestro ordenamiento jurídico consagra una gama derechos que la Administración tiene la obligación de respetar sin reserva alguna. El acceso al expediente administrativo es uno de esos.
El expediente administrativo es uno de los instrumentos más importantes para fomentar la transparencia y la ordenación de las piezas documentales que reposan en la Administración Pública. La facultad de acceder al expediente, además de garantizar la participación pública, forma parte del derecho fundamental a la buena administración y como tal, las entidades del Estado tienen el deber de tutelarlo a favor del ciudadano, quien podrá consultarlo, obtener todas las copias de la información documental, así como depositar tantas solicitudes y pruebas entienda pertinente para hacer valer sus pretensiones, sin que quepa oponerle limitaciones derivadas de irracionalidades burocráticas.
Para materializar el derecho a inquirir el expediente, una sistematización de todos y cada uno de los documentos que se encuentren consignados en el mismo, ya que de nada serviría la intervención directa del interesado si se encuentra con un legajo desorganizado que imposibilite la fiscalización de la actuación administrativa. Razón por la cual el legislador, en la Ley No. 107-13, se encargó de establecer el deber de ordenarlo cronológicamente y, en caso de incumplimiento, el funcionario responsable de la instrucción del expediente incurriría en una falta de segundo grado sancionada con la suspensión de hasta 90 días sin disfrute de sueldo.
Adicionalmente, a ser una herramienta para salvaguardar los derechos del ciudadano, un expediente administrativo bien instrumentado, tiene un valor probatorio irrefutable de la juridicidad de la actividad de la Administración Pública, por lo que, podría ser utilizado en los procesos contenciosos administrativos para repeler las demandas de los ciudadanos que se embarquen a impugnar la decisión administrativa por ante los tribunales.
Resulta incuestionable afirmar que los vientos del Derecho y el debido proceso soplan a favor de la transparencia auspiciados por los ciudadanos que, cada día con más exigencias, requieren de una participación efectiva en los procedimientos administrativos y en la toma de decisiones. Por lo que ya es hora de que los servidores públicos tomen el derecho al acceso del expediente administrativo con la seriedad que merece y eviten levantar murallas ilegales que lo obstaculicen.